Menu
Wybór odpowiedniego oprogramowania do archiwizacji akt osobowych jest kluczowy dla efektywnego zarządzania dokumentacją. Poniżej omówiono najważniejsze czynniki, które warto wziąć pod uwagę podczas podejmowania decyzji:
Oprogramowanie powinno być łatwe w obsłudze, aby pracownicy mogli szybko je opanować i korzystać z niego bez problemów. Archivista oferuje przyjazny interfejs, który ułatwia codzienną pracę z dokumentami, minimalizując czas potrzebny na szkolenie użytkowników. Prosta i zrozumiała nawigacja pozwala na szybkie znajdowanie i zarządzanie dokumentacją, co zwiększa efektywność pracy.
Sprawdź, czy oprogramowanie może być zintegrowane z używanymi przez Ciebie systemami kadrowo-płacowymi. Archivista bezproblemowo integruje się z systemem enova365 poprzez nowoczesne API, umożliwiając przeglądanie cyfrowej dokumentacji bezpośrednio z poziomu kartoteki pracownika. W planach jest integracja z innymi popularnymi systemami, co zapewnia elastyczność i skalowalność rozwiązania.
Szybkość skanowania i przetwarzania dokumentów jest kluczowa dla sprawnego działania firmy. Archivista, dzięki zaawansowanym algorytmom OCR, pozwala na szybkie skanowanie i analizowanie dużej ilości dokumentów, co znacznie przyspiesza cały proces. Z naszego doświadczenia wynika, że digitalizacja z użyciem aplikacji Archivista może być co najmniej czterokrotnie szybsza niż tradycyjne metody digitalizacji archiwów, co idealnie wpasowuje się w masową digitalizację dokumentów pracowniczych. Możliwość przetwarzania dokumentów w trybie batchowym dodatkowo zwiększa efektywność, pozwalając na jednoczesne skanowanie wielu dokumentów.
Niezawodne wsparcie techniczne jest niezbędne w przypadku jakichkolwiek problemów z oprogramowaniem. Archivista zapewnia kompleksowe wsparcie techniczne podczas wdrożenia, co gwarantuje płynne działanie systemu i szybkie rozwiązywanie ewentualnych problemów. Dostępność wsparcia daje pewność, że wszelkie problemy będą rozwiązywane na bieżąco, minimalizując przestoje w pracy.
Ochrona danych osobowych jest priorytetem w każdym systemie archiwizacji. Archivista stosuje zaawansowane technologie szyfrowania oraz regularne kopie zapasowe, co zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa przechowywanych informacji. Na etapie wdrożenia programujemy mechanizm automatycznej archiwizacji bazy dokumentów na poziomie systemu lub w chmurze. Zalecaną metodą jest kopia bezpieczeństwa maszyny wirtualnej, na której zainstalowany jest program, a częstotliwość i miejsce przechowywania kopii bezpieczeństwa są ustalane indywidualnie.
Oprogramowanie powinno być skalowalne, aby mogło rosnąć wraz z Twoją firmą. Archivista jest elastyczna i może być dostosowana do rosnących potrzeb Twojej firmy. Dzięki modułowej budowie, system można łatwo rozbudowywać o dodatkowe funkcje i zasoby, co zapewnia długoterminową inwestycję.
Zwróć uwagę na dodatkowe funkcje, które mogą usprawnić pracę z dokumentami, takie jak zaawansowane wyszukiwanie, automatyczna klasyfikacja dokumentów, czy możliwość współpracy między zespołami. Archivista oferuje wiele takich funkcji, co czyni ją kompleksowym narzędziem do zarządzania dokumentacją. Funkcje takie jak workflow management czy integracja z systemami ERP mogą znacząco zwiększyć efektywność pracy i zapewnić pełną kontrolę nad procesami.
Podsumowując, wybór odpowiedniego oprogramowania do archiwizacji akt osobowych powinien być dobrze przemyślany. Aplikacja Archivista spełnia wszystkie kluczowe kryteria, co czyni ją idealnym rozwiązaniem dla średnich i dużych firm, zapewniając efektywne, bezpieczne i intuicyjne zarządzanie dokumentacją.
Chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach Archivisty?
Aplikacja Archivista należy do Vivid Digits Sp. z o.o.
Kraków 30-348, ul. Stefana Grota-Roweckiego 10
