PROGRAM ARCHIVISTA

PRZEJDŹ NA E-AKTA
z Programem ARCHIVISTA

Nasz program do archiwizacji pozwala bezpiecznie i wygodnie przenieść papierowe akta pracownicze do przestrzeni cyfrowej. Umożliwia szybkie wyszukiwanie i przeglądanie dokumentów kadrowych.

Archivista szybko i wygodnie przenosi papierowe akta pracownicze w przestrzeń cyfrową.

Program do archiwizacji dokumentów

Prosty, nowoczesny i intuicyjny interfejs zaprojektowany z myślą o usprawnieniu pracy działu kadr. Archivista to narzędzie, które minimalizuje czas potrzebny na digitalizację i zarządzanie dokumentami.

Interfejs programu do archiwizacji dokumentów Archivista został zaprojektowany tak, aby każdy użytkownik mógł szybko odnaleźć potrzebne funkcje i dokumenty. Dzięki automatyzacji procesów oraz przejrzystemu układowi program upraszcza codzienną pracę z aktami kadrowymi. Zdigitalizowane dokumenty są zawsze dostępne na wyciągnięcie ręki, co zwiększa efektywność pracy.

Intuicyjne menu nawigacyjne zapewnia szybki dostęp do funkcji i dokumentów, minimalizując czas pracy
Automatyzacja procesów przyspiesza digitalizację i archiwizację dokumentów dzięki inteligentnym funkcjom minimalizującym potrzebę ręcznego działania
Przejrzysty podgląd dokumentów umożliwia łatwe przeglądanie i edycję akt w czasie rzeczywistym, znacząco usprawniając codzienną pracę

Chcesz zobaczyć, jak działa Archivista? Napisz do nas — przygotujemy prezentację dopasowaną do Twojej firmy.

ZGODNOŚĆ Z PRZEPISAMI

Archivista spełnia wymagania rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie elektronicznej dokumentacji pracowniczej w następującym zakresie:

Program Archivista został zaprojektowany tak, aby w pełni spełniał wymogi dotyczące prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej i gwarantował zgodność z obowiązującymi przepisami.

Zabezpieczenie dokumentów przed uszkodzeniem, utratą i nieuprawnionym
dostępem
Zapewnienie integralności treści dokumentów i metadanych poprzez
zabezpieczenia przed wprowadzaniem zmian
Udostępnianie wglądu w dane osobom tylko do tego upoważnionym
Monitorowanie i identyfikacja osób mających dostęp do dokumentacji i rejestr
dokonywanych zmian
Wyszukiwanie informacji zawartych w aktach na podstawie metadanych
Umożliwienie eksportu danych
Umożliwienie wydruku dowolnego dokumentu
Obsługa formatów zgodnych z rozporządzeniem: PDF dla cyfrowego odwzorowania dokumentów papierowych oraz XML dla zestawu metadanych przypisanych do każdego dokumentu
Zalecana rozdzielczość skanowania dokumentów: od 200 do 600 DPI, co zapewnia optymalną jakość i czytelność

Spełnienie tych wymagań jest możliwe jedynie w systemie teleinformatycznym, który zapewnia pełną kontrolę nad dokumentacją i jej bezpieczeństwo. Program Archivista został stworzony właśnie po to, aby umożliwić legalne i zgodne z przepisami prowadzenie e-akt pracowniczych.

CO OTRZYMASZ KORZYSTAJĄC Z PROGRAMU ARCHIVISTA

Zalety Archiwisty

Archivista łączy intuicyjność, nowoczesne technologie i zgodność z przepisami, by maksymalnie ułatwić zarządzanie dokumentami kadrowymi. Poznaj główne zalety naszego rozwiązania:

FUNKCJONALNOŚĆ

Nowoczesne zarządzanie dokumentacją pracowniczą wymaga efektywnych i intuicyjnych narzędzi. Nasz program do archiwizacji i digitalizacji akt osobowych umożliwia tworzenie e-akt i ich uporządkowanie w przestrzeni cyfrowej. Automatyczne klasyfikowanie dokumentów, takich jak umowy, zaświadczenia lekarskie czy szkolenia BHP, eliminuje nadmiar papierowych akt. Program wspiera każdy etap współpracy z pracownikiem, zapewniając bezpieczeństwo i zgodność z przepisami. Archivista nie tylko ułatwia zarządzanie dokumentami, ale także jest niezbędnym narzędziem do legalnego prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej.

INTEGRACJA

Program Archivista może współpracować z systemami kadrowo-płacowymi, umożliwiając szybki dostęp do zdigitalizowanych akt pracowniczych bez konieczności przełączania się między różnymi aplikacjami. W przypadku wielu systemów integracja odbywa się za pomocą nowoczesnego API. Dla użytkowników oprogramowania enova365 przewidziano dedykowane rozwiązanie. Archivista działa tam jako konektor instalowany w środowisku enova365. Dzięki temu e-akta są automatycznie synchronizowane i przypisywane bezpośrednio do kartotek pracowników w module Elektronicznej Dokumentacji Pracowniczej. To eliminuje ręczne przenoszenie dokumentów i znacząco usprawnia cały proces. Dodatkowo współpraca z Autenti pozwala autoryzować dokumenty podpisem lub pieczęcią kwalifikowaną bezpośrednio w Archivista, gwarantując integralność i najwyższy poziom bezpieczeństwa danych.

AUTOMATYZACJA

Automatyzacja procesów zarządzania dokumentacją kadrową staje się rzeczywistością dzięki Archivista. Nasz program do archiwizacji Archivista minimalizuje konieczność ręcznej interwencji, przekształcając zarządzanie e-aktami w zautomatyzowany proces. Oferuje precyzyjne nadawanie nazw plikom, inteligentne sortowanie dokumentów do odpowiednich sekcji akt osobowych oraz zaawansowane łączenie wielostronicowych dokumentów w jednolite cyfrowe akta. Dzięki analizie i rozpoznawaniu szczegółów, w tym pisma ręcznego i niedoskonałości skanowania, Archivista zapewnia bezbłędną precyzję w przygotowaniu dokumentacji.
Co więcej, w przypadku integracji z enova365, Archivista automatycznie przypisuje gotowe e-akta do kartotek pracowników w systemie, dodatkowo upraszczając cały proces i eliminując potrzebę ręcznego przekazywania dokumentów.

SKUTECZNOŚĆ

Dzięki zaawansowanemu algorytmowi OCR nasz program do archiwizacji akt osobowych osiąga niezrównaną skuteczność w rozpoznawaniu i konwersji dokumentów pracowniczych na elektroniczne akta (e-akta). To prawdziwa turbo-digitalizacja, ponieważ digitalizacja 100 stron trwa zaledwie kilkanaście minut, co oznacza, że jest nawet 7 razy szybsza niż tradycyjne metody i pozwala oszczędzić do 85% czasu.

DOSTĘPNOŚĆ

Nasz system e-akt zapewnia niezawodny dostęp do archiwizowanych danych pracowniczych 24/7, z każdego miejsca na świecie. Zapewniamy, że Twój zespół może szybko lokalizować, eksportować oraz drukować dokumenty zgodnie z aktualnymi przepisami, dzięki łatwemu wyszukiwaniu za pomocą słów kluczowych i filtrom. Dostęp do szczegółowych statystyk i powiadomień o stanie dokumentacji w czasie rzeczywistym umożliwia nie tylko bieżącą kontrolę nad procesem zarządzania dokumentacją, ale również maksymalizację efektywności pracy zespołu.

BEZPIECZEŃSTWO

Program Archivista oferuje najwyższy standard bezpieczeństwa danych, umożliwiając wdrożenie zarówno w chmurze, jak i na dedykowanym serwerze – w zależności od Twoich preferencji i wymagań. Dzięki kontrolowanemu dostępowi dla wyznaczonych użytkowników oraz opcji cyfrowego podpisu bezpośrednio z aplikacji, każdy dokument pozostaje w pełni bezpieczny. Elastyczne opcje instalacji pozwalają dostosować rozwiązanie do specyficznych potrzeb bezpieczeństwa Twojej firmy.

OSZCZĘDNOŚCI

Przechodząc na e-akta z programem do archiwizacji dokumentów Archivista, Twoja firma odnotuje znaczące oszczędności zarówno miejsca, jak i czasu. Digitalizacja dokumentów pracowniczych pozwala na całkowite wyeliminowanie fizycznych archiwów, co przekłada się na oszczędność cennego miejsca biurowego. Co więcej, błyskawiczny dostęp do plików przez internetową przeglądarkę usprawnia procesy pracy, eliminując konieczność manualnego przeszukiwania dokumentacji. Te oszczędności czasu i przestrzeni przyczyniają się do zwiększenia efektywności operacyjnej i redukcji kosztów zarządzania dokumentacją w Twojej firmie.

WDROŻENIE programu ARCHIVISTA
W TWOJEJ FIRMIE

PROCES DIGITALIZACJI AKT Z NASZĄ APLIKACJĄ.

PRZEJŚCIE NA E-AKTA. CO POWINIENEŚ POSIADAĆ:

Skaner biurowy, który zapisze dokument w formacie PDF (300 dpi), najlepiej by umożliwiał masowe tj. szybkie przetwarzanie dokumentów papierowych.
Dostęp do dysku w chmurze lub serwerze, na którym zainstalujesz aplikację i będziesz gromadzić e-dokumenty.
Dedykowaną osobę odpowiedzialną za proces digitalizacji.

1. SKANOWANIE

Ręczne skanowanie dokumentacji papierowej i jej zamiana na zapis cyfrowy do formatu plików PDF.

2. INSTALACJA

Instalacja aplikacji Archivista na Twoich zasobach w chmurze.

3. PRZETWARZANIE

Przetwarzanie skanów za pomocą algorytmu OCR i wygenerowanie niezbędnych metadanych tekstowych.

4. WALIDACJA

Sprawdzenie poprawności informacji przydzielonych w programie przez dedykowaną osobę obsługującą aplikację.

5. E-AKTA

Tworzenie e-akt poprzez automatyczne dodawanie dokumentów do elektronicznego archiwum i katalogowanie plików.

6. INTEGRACJA

Integracja z zewnętrznym systemem enova365 lub innym systemem kadrowo-płacowym (opcjonalnie).

Brak czasu na archiwizację dokumentów? Skorzystaj z naszej usługi digitalizacji.

Zdigitalizujemy dokumenty i wdrożymy program Archivista, oferując pełne rozwiązanie do zarządzania aktami osobowymi, które usprawni procesy w Twojej firmie. Nasza usługa obejmuje:

Wdrożenie programu to jedno, ale digitalizacja istniejących dokumentów to osobne wyzwanie. Jeśli Twoja firma nie ma czasu ani zasobów na samodzielne przetwarzanie setek czy tysięcy papierowych akt, możemy przejąć ten proces w całości. Dzięki temu od pierwszego dnia będziesz mieć funkcjonalne e-akta bez angażowania własnych pracowników.

Co obejmuje nasze kompleksowe rozwiązanie:

Najczęściej zadawane pytania dotyczące programu Archivista

Kto przeprowadza wdrożenie Archivisty w firmie?

Wdrożenie programu oraz potrzebna konfiguracja jest realizowana przez specjalistę Archivisty lub autoryzowanego partnera. Klient dostaje pełne wsparcie podczas całego procesu.

Dlaczego program Archivista przyspiesza digitalizację akt osobowych?

Program Archivista został stworzony specjalnie do masowej digitalizacji dokumentów kadrowych. Umożliwia błyskawiczne przetwarzanie, automatyczne rozpoznawanie (OCR), katalogowanie i archiwizację dokumentacji — to nawet kilka razy szybciej niż tradycyjne podejście lub uniwersalne programy biurowe.

Czy Archivista spełnia wymagania prawne dotyczące przechowywania dokumentów cyfrowych?

Tak. Archivista spełnia aktualne normy i wymogi rozporządzeń dotyczących prowadzenia e-akt osobowych, w tym RODO oraz e-podpisu, logów i audytów.

Czy można zintegrować Archivistę z enova365 lub innym systemem kadrowo-płacowym?

Tak. Archivista oferuje konektor umożliwiający integrację z enova365 w celu automatycznego przekazywania e-akt do systemu HR, a także API dla innych systemów — integrację realizuje specjalista Archivisty.

Jak wygląda kwestia bezpieczeństwa i dostępu do danych?

Dane są zabezpieczone na wielu poziomach: autoryzacja, kontrole dostępu, kopie zapasowe oraz zaawansowane zabezpieczenia IT. Dokumentacja jest zawsze dostępna, nawet podczas kontroli lub awarii.

Jakie oszczędności przynosi wdrożenie Archivisty w firmie?

Program Archivista pozwala znacznie obniżyć koszty związane z przechowywaniem, wyszukiwaniem i obsługą dokumentów papierowych. Dzięki digitalizacji nie musisz wynajmować powierzchni archiwalnych, skracasz czas potrzebny do odnalezienia akt, minimalizujesz ryzyko zagubienia dokumentów oraz redukujesz wydatki na druk i papier. Dodatkowo, praca działu HR staje się wydajniejsza, co przekłada się na oszczędność czasu i środków finansowych całej organizacji.