Rozwój technologii HR wymaga dziś rozwiązań, które nie tylko digitalizują procesy, ale robią to w sposób zintegrowany z istniejącymi systemami. Integracja Archivista z enova365 odpowiada na te wyzwania, oferując użytkownikom możliwość wykorzystania zaawansowanych funkcji digitalizacji bez konieczności zmiany dotychczasowego środowiska pracy.
Użytkownicy enova365 mogą teraz skorzystać z przełomowej integracji z systemem Archivista, która rewolucjonizuje proces digitalizacji akt osobowych. To rozwiązanie powstało z myślą o firmach, które już korzystają z enova365 i chcą znacząco przyspieszyć procesy związane z zarządzaniem dokumentacją pracowniczą.
Dzięki dedykowanemu konektorowi Archivista bezproblemowo łączy się z Twoim środowiskiem enova365, wzbogacając je o zaawansowane funkcje digitalizacji dokumentów. Nie musisz zmieniać swojego sposobu pracy ani przyzwyczajeń zespołu, po prostu zyskujesz dostęp do najnowocześniejszych narzędzi digitalizacji w znanym już środowisku.
Współczesne działy HR stoją przed wyzwaniem transformacji cyfrowej, które nie jest już opcją, ale koniecznością. Powszechność pracy hybrydowej, rosnące wymagania PIP i RODO oraz potrzeba natychmiastowego dostępu do dokumentacji pracowniczej wymuszają rewolucyjne podejście do zarządzania aktami osobowymi.
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 2018 roku oficjalnie dopuściło prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, otwierając drogę do pełnej digitalizacji. Dziś nie chodzi już o to, czy digitalizować, ale jak robić to najefektywniej.
Praca zdalna i hybrydowa stały się standardem. Pracownicy HR muszą mieć dostęp do dokumentacji z dowolnego miejsca i o każdej porze. Tradycyjne archiwum papierowe nie spełnia już tych wymagań. Wizyta w magazynie dokumentów, przeszukiwanie szaf z aktami, noszenie segregatorów, to wszystko należy do przeszłości.
Bezpieczeństwo to kolejny kluczowy argument. Dokumenty papierowe są narażone na zniszczenie przez pożar, zalanie czy naturalne procesy starzenia. Cyfrowe archiwum można zabezpieczyć wieloma kopiami, a dostęp do niego można precyzyjnie kontrolować i monitorować.
Porównanie metod digitalizacji pokazuje zasadnicze różnice w efektywności procesów. Tradycyjne podejście wymaga znaczących nakładów czasowych i zasobów ludzkich, podczas gdy nowoczesne rozwiązania oferują automatyzację i przyspieszenie na niespotykaną dotąd skalę.
Tradycyjna metoda wymaga od pracownika HR żmudnej pracy przy każdym dokumencie. Trzeba wyciągnąć pojedynczy dokument z akt, włożyć do skanera, przetwarzać, tworzyć plik PDF, odpowiednio go opisać i umieścić we właściwym katalogu. Średni czas takiej operacji to około 1,5 minuty na stronę.
Dla akt osobowych zawierających 100 stron oznacza to 150 minut, czyli 2,5 godziny mozolnej pracy. Pomnóż to przez liczbę pracowników w firmie, a otrzymasz astronomiczne liczby godzin potrzebnych na digitalizację całego archiwum.
Archivista całkowicie zmienia reguły gry. Wkładasz całe akta do skanera i skanujesz wszystko hurtem. Szybki, biurkowy skaner przetwarza 60 stron na minutę, więc 100 stron to niecałe 2 minuty. Ale prawdziwa magia dzieje się później.
Program automatycznie rozpoznaje treść i dzieli cały zeskanowany plik na poszczególne dokumenty PDF. Równocześnie tworzy dokumenty XML z metadanymi. Powstają e-akta z imieniem, nazwiskiem i numerem PESEL pracownika. Dokumenty otrzymują unikatowe nazwy i są przydzielane do właściwych katalogów.
Przetwarzanie, czyli walidacja zeskanowanych dokumentów, trwa średnio 20 minut dla 100 stron. W sumie cały proces zajmuje zaledwie 22 minuty. To siedmiokrotnie szybciej niż metoda tradycyjna i oznacza 85% oszczędności czasu.
Zaawansowane funkcje Archivista wykraczają daleko poza zwykłe skanowanie dokumentów. System wykorzystuje najnowsze technologie, w tym zaawansowane mechanizmy sztucznej inteligencji i automatyzacji, aby zapewnić nie tylko szybkość, ale przede wszystkim inteligentną organizację i bezpieczeństwo danych personalnych.
Archivista to nie jest zwykły skaner z OCR. System wykorzystuje mechanizmy sztucznej inteligencji do rozpoznawania różnych typów dokumentów. Automatycznie identyfikuje umowy o pracę, aneksy, zaświadczenia lekarskie, świadectwa pracy i inne dokumenty typowe dla akt osobowych.
Każdy dokument jest automatycznie przypisywany do odpowiedniej kategorii zgodnie z klasyfikacją akt osobowych na działy A, B, C, D, E. Nie musisz ręcznie sortować ani nazywać plików, system robi to za Ciebie.
Rozbudowana wyszukiwarka pozwala błyskawicznie znaleźć potrzebny dokument. Możesz wyszukiwać po dowolnym słowie z treści dokumentu, nie tylko po nazwie pliku czy metadanych. System zawiera wszystkie filtry przewidziane przez przepisy prawne dotyczące dokumentacji pracowniczej.
Po zeskanowaniu dokumentów system automatycznie tworzy elektroniczne teczki dla każdego pracownika. Dokumenty są inteligentnie tagowane i przypisywane do konkretnych osób na podstawie rozpoznanych danych osobowych. Żadna z tradycyjnych metod nie zapewnia tak szybkiego i precyzyjnego uporządkowania dokumentacji.
System automatycznie przechowuje historię wszystkich zmian w dokumentach i rejestruje każdą operację w logach audytowych, zapewniając pełną zgodność z wymogami RODO. Archivista gwarantuje bezpieczeństwo poprzez system kont użytkowników z określonymi rolami i uprawnieniami, podwójną autoryzację oraz kontrolę dostępu do dokumentów zgodnie z obowiązkami służbowymi pracowników.
Połączenie dwóch systemów wymaga nie tylko technicznej kompatybilności, ale przede wszystkim zachowania ciągłości pracy użytkowników. Integracja Archivista z enova365 została zaprojektowana z myślą o minimalnym wpływie na codzienne procesy przy maksymalnym zwiększeniu efektywności.
Integracja Archivista z enova365 została zaprojektowana z myślą o użytkownikach, którzy już korzystają z systemu enova365 i chcą wzbogacić go o najnowocześniejsze narzędzia digitalizacji. Instalacja konektora w środowisku enova365 i konfiguracja bezpiecznego połączenia za pomocą tokenów autoryzacyjnych to kwestia kilku chwil.
Po skonfigurowaniu połączenia możesz z poziomu Archivista uruchomić synchronizację dokumentów. Wszystkie zdigitalizowane e-akta z metadanymi zostają automatycznie wyeksportowane do modułu Elektronicznej dokumentacji pracowniczej w enova365. Twoje znane środowisko pracy zostaje wzbogacone o zaawansowane funkcje digitalizacji bez konieczności zmiany przyzwyczajeń użytkowników.
Schemat współpracy jest prosty i efektywny. Digitalizujesz dokumenty za pomocą Archivista, a następnie przesyłasz przygotowane e-akta do enova365.
Po przesłaniu dokumenty są automatycznie rozdzielane po kartotekach odpowiednich pracowników w enova365. E-akta zaczynają swoje życie w systemie HR i stają się integralną częścią pełnej kartoteki pracownika.
Archivista działa jak wyspecjalizowana fabryka, która produkuje gotowe, cyfrowe odwzorowania dokumentów i dostarcza je bezpośrednio do systemu zarządzania zasobami ludzkimi.
Elektroniczna dokumentacja HR to wymierne korzyści w całej organizacji już od pierwszego miesiąca wdrożenia. Działy kadrowe zyskują więcej czasu na strategiczne zadania, firma oszczędza na kosztach archiwum, a audyty przestają być problemem. Mniej czasu na papierkową robotę, niższe koszty i pełna zgodność z przepisami. Te efekty odczuje cała firma.
Siedmiokrotne skrócenie czasu digitalizacji to wymierna korzyść dla działów HR. Zamiast spędzać godziny na segregowaniu i skanowaniu dokumentów, pracownicy mogą skupić się na rozwoju talentów, budowaniu kultury organizacyjnej czy planowaniu strategicznym.
Oszczędność 85% czasu na digitalizacji oznacza, że archiwum, które tradycyjnie zajęłoby tydzień pracy, można przetwarzać w jeden dzień. To przełożenie na konkretne oszczędności w budżecie działu HR.
Cyfrowe archiwum jest dostępne 24/7 z dowolnego miejsca na świecie. To idealne rozwiązanie dla organizacji z wieloma oddziałami, firm z modelem pracy hybrydowej i wszystkich, którzy potrzebują natychmiastowego dostępu do dokumentacji pracowniczej.
Koniec z dzwonieniem do biura z prośbą o przesłanie dokumentu. Koniec z czekaniem na otwarcie archiwum. Koniec z ograniczeniami fizycznej lokalizacji dokumentów.
Archivista nie jest przypadkowym narzędziem do skanowania. System został zaprojektowany z myślą o pełnej zgodności z polskim prawem. Spełnia wszystkie wymagania Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej.
System obsługuje prowadzenie, przechowywanie i zabezpieczanie akt osobowych w postaci elektronicznej. Tworzy odwzorowania cyfrowe dokumentów papierowych zgodnie z wymogami prawa. Obsługuje kwalifikowane podpisy i pieczęcie elektroniczne.
Każdy dokument w systemie posiada pełną metrykę z logami dostępu i historią zmian. Ścieżki audytowe są automatycznie generowane i przechowywane. W przypadku kontroli PIP czy pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych masz wszystkie informacje pod ręką.
System automatycznie rejestruje kto, kiedy i w jakim celu uzyskał dostęp do dokumentu. Każda modyfikacja jest zapisywana z pełnymi danymi o użytkowniku i czasie operacji.
Bezpieczeństwo danych i ciągłość działania to kluczowe wyzwania przy zarządzaniu dokumentacją personalną. Nowoczesne systemy digitalizacji muszą uwzględniać zarówno ochronę przed utratą dokumentów, jak i kontrolę dostępu do wrażliwych informacji pracowniczych.
Tradycyjne archiwum papierowe to pojedynczy punkt awarii. Pożar, zalanie, kradzież – i tracisz lata pracy oraz dokumenty, których odtworzenie może być niemożliwe. Cyfrowe archiwum można zabezpieczyć wieloma kopiami w różnych lokalizacjach.
Dokumenty w postaci cyfrowej można obrazowo zmieścić do kieszeni i przenieść w dowolne miejsce. Kopia zapasowa może być przechowywana w chmurze, w innej lokalizacji firmy, u partnera biznesowego. Możliwości są nieograniczone.
Digitalizacja akt osobowych z systemem Archivista jest średnio 7 razy szybsza od tradycyjnych metod, co przekłada się na 85 % oszczędność czasu. Dzięki połączeniu z enova365 możesz tak szybko uzupełnić moduł Elektronicznej dokumentacji pracowniczej w swoim systemie- to nazywamy prawdziwym turbo przyspieszeniem w HR.
Gotowy na rewolucję w zarządzaniu dokumentacją pracowniczą?
Integracja umożliwia bezpośrednie przesyłanie zdigitalizowanych akt osobowych z programu Archivista do modułu Elektronicznej dokumentacji pracowniczej w enova365. Dzięki dedykowanemu konektorowi proces odbywa się automatycznie i bez konieczności zmiany dotychczasowego środowiska pracy.
Proces jest średnio 7 razy szybszy niż tradycyjne metody. Digitalizacja 100-stronicowych akt osobowych trwa około 22 minut zamiast 2,5 godziny, co przekłada się na 85% oszczędności czasu.
Tak. Archivista spełnia wymagania Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej oraz wymogi RODO, zapewniając pełną zgodność prawną i bezpieczeństwo danych.
Integracja pozwala skrócić czas pracy działów HR, zmniejszyć koszty archiwizacji, zapewnić natychmiastowy dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca i zwiększyć bezpieczeństwo przechowywania akt.
Nie. Instalacja konektora i konfiguracja połączenia z enova365 zajmuje zaledwie kilka minut. Po ustawieniu integracji proces digitalizacji i eksportu dokumentów działa automatycznie.
