PROGRAM ARCHIVISTA
PRZEJDŹ NA E-AKTA
z Programem
ARCHIVISTA
Nasz Program do archiwizacji szybko i wygodnie przenosi papierowe akta pracownicze w przestrzeń cyfrową oraz Umożliwia przeglądanie, edycję oraz wyszukiwanie dokumentów z dowolnego miejsca.
Archivista szybko i wygodnie przenosi papierowe akta pracownicze w przestrzeń cyfrową.
ZGODNOŚĆ Z PRZEPISAMI
ARCHIVISTA SPEŁNIA WYMAGANIA ROZPORZĄDZENIA MINISTRA RODZINY, PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ W SPRAWIE ELEKTRONICZNEJ DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ W NASTĘPUJĄCYM ZAKRESIE:
-
Zabezpieczenie dokumentów przed uszkodzeniem, utratą i nieuprawnionym
dostępem -
Zapewnienie integralności treści dokumentów i metadanych poprzez
zabezpieczenia przed wprowadzaniem zmian - Udostępnianie wglądu w dane osobom tylko do tego upoważnionym
-
Monitorowanie i identyfikacja osób mających dostęp do dokumentacji i rejestr
dokonywanych zmian - Wyszukiwanie informacji zawartych w aktach na podstawie metadanych
- Umożliwienie eksportu danych
- Umożliwienie wydruku dowolnego dokumentu
CO OTRZYMASZ KORZYSTAJĄC Z PROGRAMU ARCHIVISTA
FUNKCJONALNOŚĆ
Nasze oprogramowanie do digitalizacji akt osobowych rewolucjonizuje zarządzanie dokumentacją pracowniczą, umożliwiając tworzenie i efektywne zarządzanie e-aktami. Eliminuje problem gromadzenia się papierowych dokumentów, automatycznie kwalifikując je i porządkując w przestrzeni cyfrowej – od umów po zaświadczenia lekarskie i szkolenia BHP. Bez względu na etap współpracy z pracownikiem, nasz program inteligentnie zarządza każdym dokumentem.
SKUTECZNOŚĆ
Dzięki zaawansowanemu algorytmowi OCR nasz program do archiwizacji akt osobowych osiąga niezrównaną skuteczność w rozpoznawaniu i konwersji dokumentów pracowniczych na elektroniczne akta (e-akta). Proces ten jest niezwykle szybki i intuicyjny, przekształcając 100 stron dokumentacji w zaledwie 10-15 minut.
AUTOMATYZACJA
Program do archiwizacji Archivista przekształca zarządzanie e-aktami w zautomatyzowany proces, minimalizując konieczność ręcznej interwencji. Od precyzyjnego nadawania nazw plikom, przez inteligentne sortowanie dokumentów do odpowiednich sekcji akt osobowych, po zaawansowane łączenie wielostronicowych dokumentów w jednolite cyfrowe akta. Dzięki zaawansowanej analizie i rozpoznawaniu nawet najmniejszych szczegółów, w tym pisma ręcznego i ewentualnych niedoskonałości skanowania, zapewnia bezbłędną precyzję przygotowania dokumentacji.
BEZPIECZEŃSTWO
Program Archivista zapewnia najwyższy standard bezpieczeństwa danych, umożliwiając jego implementację w chmurze lub na dedykowanym serwerze – zależnie od Twoich preferencji i wymagań. Kontrolowany dostęp dla wyznaczonych użytkowników oraz możliwość zastosowania cyfrowego podpisu bezpośrednio z aplikacji gwarantują, że każdy dokument pozostaje bezpieczny i nienaruszony. Ta elastyczna opcja instalacji zapewnia pełną ochronę danych i dostosowanie do indywidualnych potrzeb bezpieczeństwa Twojej firmy.
DOSTĘPNOŚĆ
Nasz system e-akt zapewnia niezawodny dostęp do archiwizowanych danych pracowniczych 24/7, z każdego miejsca na świecie. Zapewniamy, że Twój zespół może szybko lokalizować, eksportować oraz drukować dokumenty zgodnie z aktualnymi przepisami, dzięki łatwemu wyszukiwaniu za pomocą słów kluczowych i filtrom. Dostęp do szczegółowych statystyk i powiadomień o stanie dokumentacji w czasie rzeczywistym umożliwia nie tylko bieżącą kontrolę nad procesem zarządzania dokumentacją, ale również maksymalizację efektywności pracy zespołu.
INTEGRACJA
Program Archivista łatwo integruje się z innymi systemami za pośrednictwem nowoczesnego API, umożliwiając bezproblemowe przeglądanie zdigitalizowanych akt pracowniczych bezpośrednio z systemów kadrowo-płacowych. Ta integracja usprawnia codzienną pracę z dokumentacją kadrową, znacząco zwiększając efektywność.
OSZCZĘDNOŚCI
Przechodząc na e-akta z oprogramowaniem Archivista, Twoja firma odnotuje znaczące oszczędności zarówno miejsca, jak i czasu. Digitalizacja dokumentów pracowniczych pozwala na całkowite wyeliminowanie fizycznych archiwów, co przekłada się na oszczędność cennego miejsca biurowego. Co więcej, błyskawiczny dostęp do plików przez internetową przeglądarkę usprawnia procesy pracy, eliminując konieczność manualnego przeszukiwania dokumentacji. Te oszczędności czasu i przestrzeni przyczyniają się do zwiększenia efektywności operacyjnej i redukcji kosztów zarządzania dokumentacją w Twojej firmie.
WDROŻENIE programu ARCHIVISTA
W TWOJEJ FIRMIE
PROCES DIGITALIZACJI AKT Z NASZĄ APLIKACJĄ.
PRZEJŚCIE NA E-AKTA. CO POWINIENEŚ POSIADAĆ:
- Skaner biurowy, który zapisze dokument w formacie PDF (300 dpi), najlepiej by umożliwiał masowe tj. szybkie przetwarzanie dokumentów papierowych.
- Dostęp do dysku w chmurze lub serwerze, na którym zainstalujesz aplikację i będziesz gromadzić e-dokumenty.
- Dedykowaną osobę odpowiedzialną za proces digitalizacji.
1. SKANOWANIE
Ręczne skanowanie dokumentacji papierowej i jej zamiana na zapis cyfrowy do formatu plików PDF.
2. INSTALACJA
3. PRZETWARZANIE
Przetwarzanie skanów za pomocą algorytmu OCR i wygenerowanie niezbędnych metadanych tekstowych.
4. WALIDACJA
Sprawdzenie poprawności informacji przydzielonych w programie przez dedykowaną osobę obsługującą aplikację.
5. E-AKTA
Tworzenie e-akt poprzez automatyczne dodawanie dokumentów do elektronicznego archiwum i katalogowanie plików.
6. INTEGRACJA
Nie masz czasu na archiwizację? Nasza usługa digitalizacji jest dla Ciebie
Zdigitalizujemy dokumenty i wdrożymy program Archivista, oferując pełne rozwiązanie do zarządzania aktami osobowymi, które usprawni procesy w Twojej firmie. Nasza usługa obejmuje:
- Profesjonalną digitalizację i porządkowanie akt
- Instalację oraz konfigurację programu Archivista
- Szkolenie zespołu i zapewnienie wsparcia technicznego
- Integrację z istniejącymi systemami kadrowo-płacowymi
