5 kluczowych błędów przy digitalizacji dokumentów kadrowych – jak ich uniknąć?
Spis treści:
Digitalizacja dokumentów kadrowych to kluczowy krok w nowoczesnym zarządzaniu zasobami ludzkimi. Firmy przechodzą na elektroniczne akta osobowe (e-akta), aby usprawnić procesy HR, zwiększyć bezpieczeństwo danych i spełnić wymogi prawne. Jednak niewłaściwe podejście do cyfryzacji może prowadzić do kosztownych błędów, które utrudniają zarządzanie dokumentacją. Oto pięć najczęstszych problemów oraz sposoby ich eliminacji.
Brak zgodności z przepisami dotyczącymi e-akt
Wiele firm digitalizuje dokumenty kadrowe, nie uwzględniając przepisów wynikających z Kodeksu pracy oraz regulacji dotyczących archiwizacji akt osobowych. Brak odpowiedniego systemu może skutkować karami i nieważnością cyfrowych dokumentów.
🔴 Najczęstsze błędy:
- Przechowywanie zeskanowanych dokumentów bez podpisu elektronicznego.
- Brak systemu umożliwiającego śledzenie zmian i zarządzanie wersjami akt.
- Stosowanie nieodpowiednich formatów plików i brak zgodności z normami prawnymi.
✅ Jak uniknąć? Wybierz narzędzie do digitalizacji dokumentów, taki jak program Archivista, który gwarantuje pełną zgodność z przepisami oraz bezpieczne przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej.
Brak odpowiednich zabezpieczeń danych kadrowych
Cyfrowe dokumenty pracowników zawierają wrażliwe dane osobowe, dlatego ich niewłaściwa ochrona może prowadzić do naruszeń RODO, ataków hakerskich i poważnych konsekwencji prawnych.
🔴 Najczęstsze błędy:
- Brak szyfrowania dokumentów oraz dostępu opartego na autoryzacji.
- Niewystarczająca kontrola nad dostępem do elektronicznych teczek pracowniczych.
- Brak regularnych kopii zapasowych i planu odzyskiwania danych.
✅ Jak uniknąć? Archivista zapewnia zaawansowane zabezpieczenia danych, w tym szyfrowanie, audyty dostępu oraz automatyczne backupy, minimalizując ryzyko utraty lub kradzieży dokumentacji.
Chaos organizacyjny w archiwum cyfrowym
Nieuporządkowana struktura e-akt prowadzi do problemów z odnajdywaniem plików i zwiększa ryzyko błędów kadrowych.
🔴 Najczęstsze błędy:
- Brak automatycznej kategoryzacji dokumentów.
- Nieprzemyślany system folderów utrudniający wyszukiwanie akt.
- Ręczne zarządzanie plikami, co powoduje bałagan i brak kontroli nad dokumentacją.
✅ Jak uniknąć? Archivista oferuje inteligentne indeksowanie dokumentów, dzięki czemu możliwe jest szybkie wyszukiwanie i organizowanie dokumentacji kadrowej. Sprawdź nasze rozwiązania w archiwizacji dokumentacji kadrowej.
Brak metadanych w dokumentach kadrowych
Skanowanie dokumentów bez odpowiednich metadanych powoduje, że stają się one trudne do późniejszego przetwarzania i integracji z systemami kadrowymi.
🔴 Najczęstsze błędy:
- Brak automatycznego tagowania dokumentów.
- Trudności w identyfikacji plików i wyszukiwaniu według kryteriów.
- Brak kompatybilności z innymi systemami zarządzania dokumentacją.
✅ Jak uniknąć? Program do archiwizacji dokumentów Archivista umożliwia przypisywanie metadanych do e-akt, co usprawnia zarządzanie i przetwarzanie dokumentacji kadrowej.
Brak integracji z systemami HR i ERP
Digitalizacja powinna usprawniać procesy HR, ale jeśli dokumenty nie są zintegrowane z systemami kadrowo-płacowymi, może powodować dodatkową pracę dla działów kadr.
🔴 Najczęstsze błędy:
- Brak połączenia e-akt z systemami HR i ERP.
- Ręczne przenoszenie danych, co generuje ryzyko błędów.
- Niska efektywność operacyjna spowodowana brakiem automatyzacji.
✅ Jak uniknąć? Archivista umożliwia integrację e-akt z systemami HR i ERP, zapewniając automatyczny przepływ danych oraz śledzenie aktywności użytkowników, w tym logowania i dostępu do dokumentów po adresie IP. Dzięki temu eliminowane są błędy ludzkie, a zarządzanie aktami staje się bardziej przejrzyste i bezpieczne.
Podsumowanie
Błędy przy digitalizacji akt osobowych mogą prowadzić do problemów prawnych, organizacyjnych i finansowych. Brak zgodności z przepisami, niskie bezpieczeństwo danych oraz nieefektywne zarządzanie dokumentacją mogą generować dodatkowe koszty.
Archivista to kompleksowe oprogramowanie do digitalizacji dokumentów, które zapewnia:
✅ Pełną zgodność z przepisami prawa pracy i RODO,
✅ Zaawansowane zabezpieczenia danych i audyty dostępu,
✅ Inteligentne zarządzanie dokumentacją kadrową,
✅ Integrację z systemami HR i ERP.
Dowiedz się więcej o możliwościach programu Archivista i sprawdź naszą ofertę.
