Digitalizacja dokumentów kadrowych to kluczowy krok w nowoczesnym zarządzaniu zasobami ludzkimi. Firmy przechodzą na elektroniczne akta osobowe (e-akta), aby usprawnić procesy HR, zwiększyć bezpieczeństwo danych i spełnić wymogi prawne. Jednak niewłaściwe podejście do cyfryzacji może prowadzić do kosztownych błędów, które utrudniają zarządzanie dokumentacją. Oto pięć najczęstszych problemów oraz sposoby ich eliminacji.
Wiele firm digitalizuje dokumenty kadrowe, nie uwzględniając przepisów wynikających z Kodeksu pracy oraz regulacji dotyczących archiwizacji akt osobowych. Brak odpowiedniego systemu może skutkować karami i nieważnością cyfrowych dokumentów.
🔴 Najczęstsze błędy:
✅ Jak uniknąć? Wybierz narzędzie do digitalizacji dokumentów, taki jak program Archivista, który gwarantuje pełną zgodność z przepisami oraz bezpieczne przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej.
Cyfrowe dokumenty pracowników zawierają wrażliwe dane osobowe, dlatego ich niewłaściwa ochrona może prowadzić do naruszeń RODO, ataków hakerskich i poważnych konsekwencji prawnych.
🔴 Najczęstsze błędy:
✅ Jak uniknąć? Archivista zapewnia zaawansowane zabezpieczenia danych, w tym szyfrowanie, audyty dostępu oraz automatyczne backupy, minimalizując ryzyko utraty lub kradzieży dokumentacji.
Nieuporządkowana struktura e-akt prowadzi do problemów z odnajdywaniem plików i zwiększa ryzyko błędów kadrowych.
🔴 Najczęstsze błędy:
✅ Jak uniknąć? Archivista oferuje inteligentne indeksowanie dokumentów, dzięki czemu możliwe jest szybkie wyszukiwanie i organizowanie dokumentacji kadrowej. Sprawdź nasze rozwiązania w archiwizacji dokumentacji kadrowej.
Skanowanie dokumentów bez odpowiednich metadanych powoduje, że stają się one trudne do późniejszego przetwarzania i integracji z systemami kadrowymi.
🔴 Najczęstsze błędy:
✅ Jak uniknąć? Program do archiwizacji dokumentów Archivista umożliwia przypisywanie metadanych do e-akt, co usprawnia zarządzanie i przetwarzanie dokumentacji kadrowej.
Digitalizacja powinna usprawniać procesy HR, ale jeśli dokumenty nie są zintegrowane z systemami kadrowo-płacowymi, może powodować dodatkową pracę dla działów kadr.
🔴 Najczęstsze błędy:
✅ Jak uniknąć? Archivista umożliwia integrację e-akt z systemami HR i ERP, zapewniając automatyczny przepływ danych oraz śledzenie aktywności użytkowników, w tym logowania i dostępu do dokumentów po adresie IP. Dzięki temu eliminowane są błędy ludzkie, a zarządzanie aktami staje się bardziej przejrzyste i bezpieczne.
Błędy przy digitalizacji akt osobowych mogą prowadzić do problemów prawnych, organizacyjnych i finansowych. Brak zgodności z przepisami, niskie bezpieczeństwo danych oraz nieefektywne zarządzanie dokumentacją mogą generować dodatkowe koszty.
Archivista to kompleksowe oprogramowanie do digitalizacji dokumentów, które zapewnia:
✅ Pełną zgodność z przepisami prawa pracy i RODO,
✅ Zaawansowane zabezpieczenia danych i audyty dostępu,
✅ Inteligentne zarządzanie dokumentacją kadrową,
✅ Integrację z systemami HR i ERP.
Dowiedz się więcej o możliwościach programu Archivista i sprawdź naszą ofertę.
Nie, to jeden z najpoważniejszych błędów. Zniszczenie oryginalnej dokumentacji papierowej jest możliwe tylko po spełnieniu szeregu wymogów prawnych, w tym zapewnieniu, że cyfrowa kopia jest wiernym odwzorowaniem oryginału i jest odpowiednio zabezpieczona. Zawsze należy postępować zgodnie z obowiązującymi przepisami Kodeksu pracy oraz rozporządzeniami dotyczącymi przechowywania dokumentacji pracowniczej i skonsultować proces z ekspertem.
Standardem w archiwizacji długoterminowej jest format PDF/A (Portable Document Format/Archive). Gwarantuje on, że plik będzie wyglądał i działał tak samo za wiele lat, niezależnie od używanego oprogramowania czy systemu operacyjnego. Co ważne, PDF/A osadza w sobie wszystkie niezbędne elementy (czcionki, kolory), co czyni go w pełni samowystarczalnym i bezpiecznym wyborem dla dokumentacji HR.
Zgodność z RODO (GDPR) jest kluczowa. Należy zadbać o kilka aspektów:
Wybierając zewnętrznego dostawcę, zweryfikuj jego doświadczenie w pracy z dokumentacją kadrową, która jest szczególnie wrażliwa. Zapytaj o stosowane procedury bezpieczeństwa, posiadane certyfikaty, technologię skanowania oraz oprogramowanie do zarządzania dokumentami (DMS/ECM). Co najważniejsze, upewnij się, że proces digitalizacji zapewnia pełną zgodność prawną i dowodową zeskanowanych dokumentów. Archivista gwarantuje, że cyfrowe odwzorowania akt pracowniczych mają taką samą moc prawną jak ich papierowe oryginały, co jest potwierdzone odpowiednimi procedurami i kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Poproś o referencje od innych klientów z branży HR i upewnij się, że firma w pełni rozumie polskie przepisy prawa pracy.
OCR (Optyczne Rozpoznawanie Znaków) to technologia, która przekształca obraz zeskanowanego dokumentu (np. zdjęcie umowy) w edytowalny tekst. W kontekście dokumentacji HR jest to absolutnie kluczowe. Dzięki OCR możesz błyskawicznie znaleźć w setkach akt pracowniczych np. wszystkie dokumenty dotyczące konkretnego pracownika, szkolenia czy świadectwa pracy, wpisując po prostu szukaną frazę – tak jak w wyszukiwarce internetowej. Pominięcie OCR to błąd, który czyni cyfrowe archiwum znacznie mniej funkcjonalnym.
