Tworzenie archiwum cyfrowego dokumentów kadrowych to krok ku nowoczesnemu, bezpiecznemu i bardziej uporządkowanemu środowisku pracy. Dobrze zaprojektowane archiwum cyfrowe pozwala nie tylko na przechowywanie danych w sposób uporządkowany, ale też umożliwia szybki dostęp do nich z każdego miejsca i o każdej porze. To szczególnie istotne w przypadku dokumentów kadrowych, które muszą być dostępne dla uprawnionych osób natychmiast – np. w przypadku kontroli, audytów lub bieżącej pracy działu HR.
Dobrze zaplanowany proces oraz odpowiednie narzędzie, takie jak Archivista, pozwalają nie tylko spełnić wymogi formalne, ale przede wszystkim zyskać pełną kontrolę nad dokumentacją pracowniczą i ograniczyć ryzyko związane z błędami, utratą danych czy nieautoryzowanym dostępem.
Poniżej przedstawiamy praktyczny przewodnik, który krok po kroku pokazuje, jak skutecznie wdrożyć cyfrowe archiwum dokumentów kadrowych w firmie. Każdy z etapów został opisany z perspektywy realnych potrzeb organizacji, z uwzględnieniem zarówno aspektów technicznych, jak i formalnych.
Pierwszym krokiem jest dokładne przeanalizowanie, jakie dokumenty kadrowe firma posiada – zarówno w formie papierowej, jak i cyfrowej. Ważne jest, by ustalić, które akta wymagają digitalizacji, a które już istnieją w postaci elektronicznej, ale mogą wymagać uporządkowania lub konwersji do ustandaryzowanego formatu. Warto również sprawdzić, czy dokumenty są kompletne i aktualne – to dobry moment, by uzupełnić ewentualne braki i zadbać o porządek przed rozpoczęciem procesu archiwizacji.
Zanim przystąpimy do skanowania czy importu danych, warto zaplanować strukturę przyszłego archiwum. Dobrze uporządkowane archiwum cyfrowe dokumentów kadrowych powinno umożliwiać łatwe wyszukiwanie dokumentów wg kategorii, pracowników, okresów czy typów dokumentów (np. umowy, aneksy, zaświadczenia). Jasna i przemyślana struktura ułatwia codzienną pracę działu kadr, skraca czas potrzebny na znalezienie dokumentu i minimalizuje ryzyko błędów organizacyjnych.
W tym miejscu szczególnie istotne staje się dobranie oprogramowania, które nie tylko umożliwi archiwizację dokumentów, ale także zapewni zgodność z wymogami formalnymi, w tym z przepisami dotyczącymi prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej.
Rozwiązania takie jak Archivista łączą funkcje repozytorium, systemu kontroli dostępu i narzędzi do zarządzania dokumentacją kadrową – zarówno w formie cyfrowej, jak i zdigitalizowanej z papieru. Wybór odpowiedniego programu to inwestycja na lata, dlatego warto zwrócić uwagę na jego możliwości rozwoju, wsparcie techniczne i opcje integracji z innymi systemami kadrowo-płacowymi.
Jeśli część zasobów wciąż istnieje w formie papierowej, konieczne będzie ich zeskanowanie z zachowaniem odpowiedniej jakości i struktury metadanych. W tym procesie warto zadbać o:
Archivista może funkcjonować jako centrum zarządzania tym procesem – samodzielnie lub we współpracy z firmą oferującą usługę digitalizacji. Kluczowe jest również ustalenie standardów nazewnictwa plików oraz sposób organizacji folderów i indeksacji, aby zapewnić jednolitość i łatwość późniejszego dostępu do dokumentów.
Po wprowadzeniu dokumentów do systemu kluczowe jest ich właściwe opisanie – czyli dodanie metadanych, takich jak: typ dokumentu, daty, nazwisko pracownika, dział, status ważności dokumentu. To one pozwalają później korzystać z pełni możliwości wyszukiwania i filtrowania. Ustandaryzowane metadane zwiększają przejrzystość archiwum cyfrowego, wspomagają audyty i ułatwiają zarządzanie dokumentacją w perspektywie wieloletniej.
Cyfrowe archiwum musi działać w zgodzie z polityką bezpieczeństwa firmy. Należy zdefiniować:
Program Archivista wspiera te procesy dzięki systemowi ról, historii zmian i możliwości integracji z polityką backupową firmy. Przemyślane zarządzanie dostępem i archiwizacją to fundament bezpieczeństwa danych osobowych i skuteczna ochrona przed nieautoryzowanym dostępem.
Zanim system zacznie funkcjonować na pełną skalę, warto przeprowadzić testowe wdrożenie – na przykład na danych z jednego działu lub jednej grupy pracowników. Równolegle należy zaplanować szkolenia dla osób korzystających z archiwum cyfrowego – tak, by wiedzieli, jak poprawnie wprowadzać i wyszukiwać dokumenty oraz jak postępować w sytuacjach nietypowych. Etap testowy pozwala wykryć ewentualne błędy lub braki w systemie oraz lepiej przygotować organizację do pełnego wdrożenia.
Tworzenie archiwum cyfrowego dokumentów kadrowych to krok ku nowoczesnemu, bezpiecznemu i bardziej uporządkowanemu środowisku pracy. Dobrze zaprojektowane archiwum cyfrowe pozwala nie tylko na przechowywanie danych w sposób uporządkowany, ale też umożliwia szybki dostęp do nich z każdego miejsca i o każdej porze. To szczególnie istotne w przypadku dokumentów kadrowych, które muszą być dostępne dla uprawnionych osób natychmiast – np. w przypadku kontroli, audytów lub bieżącej pracy działu HR.
Dobrze zaplanowany proces oraz odpowiednie narzędzie, takie jak Archivista, pozwalają nie tylko spełnić wymogi formalne, ale przede wszystkim zyskać pełną kontrolę nad dokumentacją pracowniczą i ograniczyć ryzyko związane z błędami, utratą danych czy nieautoryzowanym dostępem.
Dobrze dobrany system cyfrowej archiwizacji może zdecydowanie ułatwić codzienne funkcjonowanie działów kadrowych. Program do archiwizacji dokumentów Archivista został zaprojektowany z myślą o firmach, które chcą uporządkować swoją dokumentację kadrową, zapewniając przy tym zgodność z aktualnymi wymogami prawnymi oraz wysoki poziom bezpieczeństwa danych.
Archivista umożliwia nie tylko prowadzenie cyfrowych teczek osobowych, ale także zarządzanie dostępami, prowadzenie historii zmian dokumentów, a w razie potrzeby – integrację z zewnętrznymi systemami podpisu elektronicznego lub platformami workflow. Dzięki modułowej strukturze i elastycznemu podejściu wdrożeniowemu system można dopasować zarówno do potrzeb średnich, jak i dużych firm.
Jeśli rozważają Państwo wdrożenie archiwum cyfrowego w swojej firmie i szukają narzędzia, które wesprze cały proces, od digitalizacji po codzienne zarządzanie dokumentacją – zapraszamy do kontaktu. Chętnie doradzimy, jak efektywnie zorganizować archiwizację akt osobowych z pomocą rozwiązania Archivista. To nie tylko kwestia zgodności z przepisami, ale przede wszystkim sposób na uporządkowanie dokumentacji, zwiększenie bezpieczeństwa danych oraz realne usprawnienie pracy działu kadr.
Aplikacja Archivista należy do Vivid Digits Sp. z o.o.
Kraków 30-348, ul. Stefana Grota-Roweckiego 10
