Archiwizacja dokumentów, korzyści z usługi
Wybierając naszą usługę archiwizacji dokumentów, zapewniasz swojej firmie cyfrowe akta oraz zwiększasz bezpieczeństwo i wygodę codziennego zarządzania danymi. Oferujemy szybki i łatwy dostęp do dokumentacji kadrowej w dowolnym momencie.
Dlaczego program jest potrzebny niezależnie od sposobu digitalizacji? Prawo wymaga od firm korzystających z e-akt używania dedykowanego systemu teleinformatycznego. Bez programu Archivista nie można legalnie prowadzić elektronicznej dokumentacji pracowniczej – niezależnie od tego, czy dokumenty digitalizujesz samodzielnie, czy zlecasz to nam.
Korzyści z kompleksowego rozwiązania:
- Oszczędność czasu i zasobów kadrowych – Nie ma potrzeby delegowania pracowników do archiwizacji dokumentów; wszystkie procesy przeprowadzamy kompleksowo i profesjonalnie.
- Optymalizacja przestrzeni biurowej – Dzięki cyfrowej archiwizacji Twoja firma zyskuje więcej przestrzeni, eliminując konieczność przechowywania papierowych akt.
- Bezpieczeństwo i ochrona danych – Dokumenty cyfrowe są chronione przed uszkodzeniami fizycznymi i nieautoryzowanym dostępem, co zwiększa bezpieczeństwo informacji kadrowych.
- Szybki dostęp do dokumentacji – Zarchiwizowane dokumenty są łatwo dostępne w formie cyfrowej, co usprawnia pracę działu kadr i administracji.
- Redukcja kosztów administracyjnych – Cyfrowa archiwizacja pozwala ograniczyć koszty związane z magazynowaniem i zarządzaniem dokumentacją papierową.
- Pełna zgodność prawna – Program Archivista automatycznie spełnia wszystkie wymogi rozporządzenia dotyczące e-akt, eliminując ryzyko problemów z kontrolami.
Proces archiwizacji i digitalizacji dokumentów z Archivistą
1. Inwentaryzacja
Inwentaryzacja dokumentów – Na początku przeprowadzamy szczegółową inwentaryzację dokumentów kadrowych, tworząc pełny wykaz akt do digitalizacji. Ustalamy, w jakiej formie są przechowywane dokumenty i jak będą podzielone na kategorie.
2. Digitalizacja
Skanowanie i digitalizacja – Wszystkie dokumenty są starannie skanowane i przekształcane w pliki cyfrowe, zgodnie z ustalonymi standardami jakości. Proces ten gwarantuje dokładność i czytelność dokumentów w formie elektronicznej.
3. Kategoryzacja
Kategoryzacja i nadawanie nazw – Przekształcone dokumenty są oznaczane odpowiednimi nazwami i przydzielane do konkretnych kategorii, co pozwala na łatwe i szybkie ich wyszukiwanie w przyszłości.
4. Zarządzanie
Wdrożenie i zarządzanie dokumentami w Archivista – zdigitalizowane dokumenty są wprowadzane do programu Archivista, który umożliwia wygodne zarządzanie archiwum, szybki dostęp do akt oraz pełną kontrolę nad dokumentacją kadrową.
Zalety usługi
Nasza usługa archiwizacji dokumentów pozwala firmom usprawnić zarządzanie dokumentacją, eliminując nadmiar papierowych akt. Zdigitalizowane dane są łatwo dostępne, bezpieczne i zgodne z obowiązującymi przepisami.
Efektywność zarządzania
Nasza usługa archiwizacji dokumentów pozwala na pełne uporządkowanie i łatwe zarządzanie aktami pracowników w formie cyfrowej. Zespół ekspertów dba o to, aby każdy dokument trafił do odpowiedniego miejsca, co skraca czas wyszukiwania i umożliwia płynny dostęp do informacji, kiedy tylko są potrzebne.
Automatyzacja procesów
Usługa archiwizacji dokumentów kadrowych z programem Archivista wprowadza pełną automatyzację – od cyfryzacji dokumentów po ich przyporządkowanie do odpowiednich kategorii. Archivista automatycznie rozpoznaje typ dokumentu, nadaje mu nazwę i umieszcza go we właściwej sekcji, co eliminuje konieczność ręcznego sortowania i minimalizuje ryzyko błędów ludzkich.
Bezpieczeństwo danych
Archivista zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa cyfrowych akt osobowych i dokumentów kadrowych. Dokumenty są zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem oraz chronione przed zniszczeniem, a elastyczne opcje przechowywania – w chmurze lub na serwerach lokalnych – pozwalają dostosować poziom ochrony do indywidualnych potrzeb firmy. Dzięki programowi Archivista Twoja firma może legalnie i bezpiecznie prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej, spełniając wszystkie wymogi prawne dotyczące e-dokumentacji.
Stała dostępność
Zarchiwizowane dokumenty są dostępne w programie Archivista przez całą dobę, co umożliwia wygodny dostęp do cyfrowych akt kadrowych z każdego miejsca na świecie. Archivista oferuje intuicyjny interfejs z zaawansowanymi opcjami wyszukiwania, które ułatwiają szybkie przeszukiwanie dokumentów zgodnie z wymaganiami użytkownika.
Oszczędność zasobów
Przejście na e-akta z programem Archivista pozwala firmie zredukować koszty i oszczędzić przestrzeń biurową, eliminując potrzebę przechowywania tradycyjnych, papierowych akt. Cyfrowa archiwizacja przyspiesza procesy administracyjne, dzięki czemu firma oszczędza czas i ogranicza wydatki związane z obsługą dokumentacji.
Dlaczego warto wybrać usługę archiwizacji z Archivistą?
Decydując się na archiwizację z Archivistą, zyskujesz cyfrowe akta, które ułatwiają bezpieczne i zgodne z przepisami zarządzanie dokumentacją kadrową. Nasze doświadczenie i nowoczesna technologia zapewniają szybki dostęp do dokumentów oraz pełną ochronę danych osobowych.
Kompleksowa obsługa bez angażowania własnych zasobów. Nasza usługa to pełne rozwiązanie — od profesjonalnej digitalizacji dokumentów po wdrożenie programu Archivista. Dzięki temu Twoja firma może natychmiast przejść na legalne e-akta bez konieczności szkolenia pracowników czy kupowania sprzętu.
Dlaczego nasza usługa:
-
Doświadczenie w archiwizacji dokumentów kadrowych
Realizujemy projekty archiwizacji dla firm każdej wielkości, oferując kompleksowe rozwiązania dopasowane do indywidualnych wymagań. Nasze bogate doświadczenie gwarantuje skuteczną i bezpieczną cyfryzację akt osobowych oraz dokumentacji kadrowej, co przekłada się na profesjonalizm i zaufanie naszych Klientów. -
Profesjonalne usługi archiwizacyjne
Zapewniamy pełen zakres usług archiwizacyjnych, od odbioru i transportu dokumentów, przez ich digitalizację, aż po przekazanie zdigitalizowanych akt do bezpiecznego przechowywania na Twoich własnych serwerach. Nasz zespół ekspertów dba o każdy szczegół, aby proces archiwizacji przebiegał sprawnie i bez zakłóceń. -
Bezpieczeństwo i ochrona danych na najwyższym poziomie
Zabezpieczamy dane zgodnie z obowiązującymi standardami ochrony, w tym RODO. Dbamy o prywatność i bezpieczeństwo wszystkich dokumentów cyfrowych, stosując najnowocześniejsze technologie szyfrowania i zabezpieczeń podczas procesu digitalizacji. Po zakończeniu prac, zdigitalizowane dokumenty są przekazywane do przechowywania na Twoich serwerach, co daje Ci pełną kontrolę nad danymi. -
Szybki i łatwy dostęp do zdigitalizowanych dokumentów
Dzięki naszej usłudze oraz zaawansowanej technologii Archivista zyskujesz natychmiastowy dostęp do dokumentacji kadrowej w formie cyfrowej, przechowywanej na Twoich własnych serwerach. Nasze oprogramowanie umożliwia intuicyjne wyszukiwanie i zarządzanie dokumentami, co usprawnia pracę działu HR i administracji. Pozwala to na szybkie odnajdywanie i udostępnianie potrzebnych dokumentów bez konieczności przeszukiwania fizycznych archiwów. -
Oszczędność czasu i zasobów
Powierzając nam archiwizację dokumentów, oszczędzasz czas i zasoby swojej firmy. Nie ma potrzeby delegowania pracowników do czasochłonnych zadań związanych z archiwizacją – my zajmiemy się digitalizacją i przygotowaniem dokumentów, a Ty możesz skupić się na kluczowych aspektach prowadzenia biznesu.
Najczęściej zadawane pytania o usługę archiwizacji dokumentów z programem Archivista
Na czym polega usługa archiwizacji dokumentów kadrowych w Archivista?
Oferujemy kompleksową usługę — od inwentaryzacji i digitalizacji papierowych akt, przez wdrożenie dokumentów do systemu Archivista, aż po pełne uporządkowanie cyfrowych zasobów i bieżące wsparcie techniczne.
Czy po digitalizacji muszę korzystać z programu Archivista?
Tak, zgodnie z przepisami prowadzenie e-akt osobowych wymaga korzystania z dedykowanego systemu teleinformatycznego — program Archivista w pełni spełnia te wymagania.
Jakie oszczędności daje usługa archiwizacji?
Usługa pozwala zredukować koszty wynajmu przestrzeni magazynowej, ograniczyć wydatki na druk i zarządzanie dokumentacją oraz oszczędzić czas pracowników na wyszukiwanie akt i obsługę papierów. Cały proces przebiega szybciej i sprawniej, a firma może skoncentrować się na kluczowych zadaniach.
Jak wygląda bezpieczeństwo moich dokumentów podczas procesu archiwizacji?
Dbamy o ochronę danych na każdym etapie — dokumenty skanujemy zgodnie z procedurami bezpieczeństwa, a cyfrowe wersje są chronione i wdrażane na dedykowanych, bezpiecznych serwerach lub w chmurze, zgodnie z RODO i najlepszymi praktykami branżowymi.
Czy mogę mieć dostęp do zdigitalizowanych akt z dowolnego miejsca?
Tak, dzięki programowi Archivista wszystkie zdigitalizowane dokumenty są dostępne online 24/7 — z poziomu komputera lub urządzenia mobilnego. Interfejs programu pozwala na szybkie wyszukiwanie i udostępnianie potrzebnych akt w dowolnej chwili.