Archiwizacja dokumentów to nieodłączny element prowadzenia każdej firmy. Odpowiednio uporządkowane i bezpiecznie przechowywane akta kadrowe ułatwiają codzienną pracę, spełniają wymogi prawne i chronią interesy organizacji. Stając przed wyborem: usługa archiwizacyjna czy zakup własnej licencji na dedykowane oprogramowanie, warto znać różnice i korzyści obu modeli.
Firmy, które decydują się na usługę archiwizacji dokumentów, kierują się różnymi potrzebami. W przypadku podmiotów będących w likwidacji, realizujących jednorazowe projekty lub dysponujących niewielką ilością dokumentów archiwizacja stanowi szybkie i wygodne rozwiązanie, które nie wymaga inwestowania w dodatkowe narzędzia. Digitalizacja przez profesjonalistów pozwala w takich sytuacjach skutecznie uporządkować i zabezpieczyć akta na zakończenie działalności czy podsumowanie projektu.
Z rozwiązania jednorazowej usługi coraz częściej korzystają także firmy, które przechodzą na model hybrydowy – stopniowo migrując część dokumentacji papierowej do elektronicznej formy lub rozpoczynając cyfryzację w ramach rozwoju biznesu. Dzięki temu możliwe jest przygotowanie organizacji na zmieniające się wymogi rynku i prawa, a także sprawne uporządkowanie akt bez konieczności budowania własnej infrastruktury od razu.
Sytuacja wygląda inaczej, jeśli przedsiębiorstwo planuje prowadzenie akt cyfrowych w dłuższym horyzoncie czasowym, dynamicznie się rozwija lub docelowo chce zarządzać całą dokumentacją elektronicznie. Wówczas istotnym wymogiem staje się korzystanie z certyfikowanego programu, który zapewnia zgodność z regulacjami, bezpieczeństwo przechowywania akt, kontrolę dostępu oraz możliwość integracji z innymi systemami kadrowymi.
W takich przypadkach kompleksowa oferta, jak np. usługowa digitalizacja połączona z wdrożeniem programu Archivista, staje się optymalnym wyborem. Klient otrzymuje nie tylko zdigitalizowane, uporządkowane dokumenty, lecz także nowoczesne narzędzie do samodzielnego, legalnego zarządzania cyfrowymi aktami kadrowymi, co przekłada się na wygodę, bezpieczeństwo i zgodność z przepisami przez kolejne lata.
Zakup licencji na program do archiwizacji dokumentów to rozwiązanie, po które sięgają firmy ceniące niezależność, bezpieczeństwo danych i przewidywalność kosztów. Sprawdza się szczególnie tam, gdzie przedsiębiorstwo planuje całkowicie zrezygnować z papierowego archiwum i przejść na w pełni cyfrowe prowadzenie akt. Własny system umożliwia kompleksową organizację pracy, szybki dostęp do dokumentów oraz rozwój w tempie dopasowanym do potrzeb przedsiębiorstwa. To efektywna odpowiedź zarówno dla firm dynamicznie się rozwijających, jak i tych, które chcą w pełni zautomatyzować i uprościć procesy kadrowe.
Przykładem takiego rozwiązania jest program Archivista – kompleksowe narzędzie zapewniające zgodność z przepisami i nowoczesne możliwości dla każdego przedsiębiorstwa.
To podejście pozwala nie tylko spełnić obecne wymagania prawne, ale także mieć pewność komfortowej i bezpiecznej pracy na lata – całkowicie bez papieru.
Możliwość skorzystania z jednorazowej usługi archiwizacyjnej to idealna opcja dla firm, które chcą szybko uporządkować dokumenty – na przykład w przypadku pojedynczego projektu, zamykania działalności lub stopniowego przejścia na model hybrydowy. To proste rozwiązanie, bez konieczności tworzenia własnego systemu czy ponoszenia stałych kosztów.
Licencja na program archiwizacyjny sprawdzi się wtedy, gdy firma stawia na pełną cyfryzację i niezależność, chce całkowicie zrezygnować z papierów, mieć swobodę rozwoju oraz przewidywać wydatki na lata w przód. Takie rozwiązanie pozwala nie tylko zachować kontrolę nad danymi i w pełni dostosować system do własnych potrzeb, ale także optymalizować koszty utrzymania archiwum – opłaty serwisowe są przewidywalne, niezależne od liczby dokumentów czy pracowników, dzięki czemu budżet firmy pozostaje stabilny nawet przy dynamicznym rozwoju.
W praktyce, rozwiązania takie jak Archivista umożliwiają rozpoczęcie od usługi porządkującej archiwum oraz gdy pojawia się taka potrzeba, płynne przejście na system licencyjny, bez utraty danych i dodatkowych formalności. To elastyczność, która wspiera różne drogi cyfrowego rozwoju firmy.
Jeśli zastanawiasz się, która opcja będzie najlepsza dla Twojej organizacji? Sprawdź możliwości, jakie daje Archivista i wybierz model archiwizacji, który rzeczywiście odpowiada na potrzeby Twojego biznesu.
Masz pytania lub chcesz dowiedzieć się, które rozwiązanie najlepiej sprawdzi się w Twojej firmie? Wypełnij formularz kontaktowy – nasz ekspert szybko odpowie i pomoże wybrać optymalny model archiwizacji dokumentów.
Nie, przepisy wymagają prowadzenia e-akt w certyfikowanym systemie.
Tak, Archivista pozwala na płynne przejście z usługi na własny program – otrzymujesz gotowe narzędzie do dalszej pracy.
System Archivista łączy się przez API z dowolnym oprogramowaniem kadrowym, a dla użytkowników enova365 dostępny jest dedykowany konektor. Przeczytaj jakie możliwości daje konektor.
Tak, możesz część akt prowadzić cyfrowo, część papierowo – każdy elektroniczny dokument musi jednak spełniać wymogi prawa.
Roczny serwis obejmuje wsparcie i aktualizacje, które zapewniają zgodność z przepisami i bezpieczeństwo archiwum. Chcesz dowiedzieć się jaka jest cena licencji i wsparcia serwisowego. Skontaktuj się z nami.
