Menu
Efektywne zarządzanie dokumentami kadrowymi to kluczowy element sprawnego funkcjonowania każdej firmy. W obliczu rosnącej liczby dokumentów oraz wymagań prawnych, przedsiębiorstwa stają przed wyborem: kontynuować tradycyjną, papierową archiwizację czy przejść na cyfrowe rozwiązania? W tym artykule porównujemy obie metody i wskazujemy, dlaczego cyfrowa archiwizacja, wspierana przez program Archivista, jest najlepszym wyborem dla Twojej firmy.
Papierowe dokumenty wymagają ręcznego przetwarzania, archiwizacji oraz fizycznego przechowywania, co generuje dodatkowe koszty oraz spowalnia pracę biurową. Przechowywanie dużych ilości papierowych akt zajmuje cenną przestrzeń biurową, a czas poświęcony na ich wyszukiwanie i obsługę znacznie obniża produktywność zespołów.
Digitalizacja dokumentów, zwłaszcza w dużych firmach, pozwala zautomatyzować procesy związane z zarządzaniem dokumentami. Dokumenty cyfrowe mogą być szybko wyszukiwane, przetwarzane i udostępniane w różnych działach firmy, co przyczynia się do znacznego skrócenia czasu potrzebnego na realizację codziennych zadań. Na przykład, dzięki oprogramowaniu Archivista, możliwe jest przechowywanie cyfrowych wersji akt osobowych, które są natychmiast dostępne dla uprawnionych pracowników, eliminując potrzebę ręcznego przeszukiwania archiwum.
W tradycyjnej archiwizacji dokumenty są przechowywane w formie papierowej w teczkach, segregatorach lub archiwach fizycznych. Jest to metoda znana od lat, jednak wiąże się z wieloma ograniczeniami:
Choć papierowa archiwizacja może wydawać się wystarczająca w małych firmach, w większych organizacjach staje się poważnym wyzwaniem. Wraz ze wzrostem liczby dokumentów pojawia się potrzeba coraz większej przestrzeni magazynowej oraz dodatkowych zasobów do ich zarządzania. To wszystko sprawia, że tradycyjne podejście staje się nieefektywne zarówno pod względem kosztów, jak i organizacji pracy.
Cyfrowa archiwizacja to proces przekształcania dokumentów papierowych w formę elektroniczną i ich przechowywania w systemach komputerowych, takich jak program Archivista. To rozwiązanie, które nie tylko eliminuje problemy związane z tradycyjną archiwizacją, ale także oferuje liczne korzyści:
Program Archivista to kompleksowe narzędzie, które nie tylko wspiera proces digitalizacji, ale także umożliwia efektywne zarządzanie dokumentami kadrowymi. Oto jego kluczowe funkcje:
Dodatkowo nasz zespół oferuje wsparcie w procesie archiwizacji – od doradztwa, przez digitalizację dokumentów, po szkolenie pracowników z obsługi programu.
Poznaj działanie programu Archivista i dowiedz się, jak możemy usprawnić zarządzanie dokumentami w Twojej firmie. Skontaktuj się z nami, aby przetestować demo i omówić szczegóły oferty.
Podczas gdy tradycyjna archiwizacja może wydawać się tania na początku, jej długoterminowe koszty i ograniczenia czynią ją mniej efektywną. Każdy dodatkowy dokument, każdy dodatkowy segregator to nie tylko większe wydatki, ale również coraz trudniejsze zarządzanie rosnącymi zasobami. Cyfrowa archiwizacja z wykorzystaniem programu Archivista to inwestycja, która szybko się zwraca, oszczędzając czas i pieniądze, a jednocześnie eliminując ryzyko związane z utratą danych. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom, takim jak szyfrowanie czy automatyczne kopie zapasowe, Twoja dokumentacja kadrowa jest nie tylko bezpieczna, ale także łatwo dostępna dla uprawnionych użytkowników. Przejście na cyfrowe zarządzanie dokumentami to krok w stronę nowoczesnej, wydajnej i ekologicznej firmy.
Nie czekaj, aż problemy z dokumentacją zaczną hamować rozwój Twojej firmy. Przejdź na cyfrową archiwizację z programem Archivista i ciesz się nowoczesnym, bezpiecznym zarządzaniem dokumentami kadrowymi.
Chcesz usprawnić zarządzanie dokumentami w swojej firmie? Sprawdź naszą ofertę programu Archivista i usług archiwizacji dokumentów dostosowanych do Twoich potrzeb. Twoje dokumenty zasługują na najlepszą opiekę – już dziś zainwestuj w przyszłość swojej firmy!
Aplikacja Archivista należy do Vivid Digits Sp. z o.o.
Kraków 30-348, ul. Stefana Grota-Roweckiego 10
