Spis treści:
Pracodawca, który chce przejść na e-akta, musi zadbać o spełnienie określonych wymagań prawnych i technicznych. Kluczowe znaczenie ma wybór odpowiedniego systemu informatycznego, który zapewni bezpieczeństwo danych, umożliwi archiwizację dokumentów oraz łatwy i szybki dostęp do nich. Istotnym elementem jest także przechowywanie metadanych, które usprawniają wyszukiwanie informacji i pozwalają na łatwe przenoszenie dokumentów między systemami. Ponadto dokumentacja kadrowa powinna być prowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a system musi gwarantować odpowiednie zabezpieczenia przed utratą danych czy nieautoryzowanym dostępem. Nie można również zapominać o poinformowaniu pracowników o zmianie sposobu przechowywania dokumentacji oraz przeszkoleniu personelu odpowiedzialnego za jej prowadzenie.
Jakie są wymogi prawne dla e-akt?
Firmy, które decydują się na elektroniczne akta osobowe, muszą przestrzegać ściśle określonych regulacji prawnych. Wymogi te obejmują m.in. sposób przechowywania, zabezpieczenia oraz dostępność dokumentów. Przepisy Kodeksu pracy oraz rozporządzenia dotyczące archiwizacji dokumentów jasno określają, jakie standardy musi spełniać system do e-akt. Przepisy, takie jak Kodeks pracy i rozporządzenia dotyczące archiwizacji dokumentów, precyzyjnie określają, jak należy przechowywać, zabezpieczać i archiwizować akta w formie elektronicznej. Dokumenty te muszą być:
- Odpowiednio zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem i utratą,
- Strukturalnie uporządkowane w sposób umożliwiający szybkie wyszukiwanie,
- Opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub innymi formami zabezpieczeń gwarantujących ich integralność,
- Dostępne w sposób zapewniający kontrolę wersji i historii zmian.
Czy Excel i skany to bezpieczne rozwiązanie dla e-akt?
Choć Excel i skany mogą wydawać się prostym i tanim rozwiązaniem, to ich stosowanie niesie ze sobą szereg problemów:
- Brak zgodności z przepisami – Przechowywanie akt osobowych w folderach z plikami PDF i zarządzanie nimi w Excelu nie spełnia wymogów prawnych dotyczących elektronicznych akt osobowych.
- Brak odpowiedniego poziomu zabezpieczeń – Pliki przechowywane lokalnie na komputerach lub serwerach firmowych mogą być łatwo skasowane, zmodyfikowane lub dostępne dla nieuprawnionych osób.
- Trudności w wyszukiwaniu i zarządzaniu dokumentami – Wraz ze wzrostem liczby pracowników odnalezienie konkretnego dokumentu może stać się czasochłonne i problematyczne.
- Brak kontroli wersji i historii zmian – System plików w Excelu nie umożliwia precyzyjnego śledzenia edycji i zmian dokumentów.
- Ryzyko błędów ludzkich – Ręczne zarządzanie aktami w Excelu zwiększa ryzyko pomyłek, takich jak przypadkowe usunięcie danych czy błędne przypisanie dokumentów.
Jak program Archivista pomaga w digitalizacji e-akt?
Aby przedsiębiorstwa mogły legalnie i skutecznie zarządzać cyfrową dokumentacją, niezbędne jest zastosowanie profesjonalnego narzędzia, które spełnia wszystkie wymogi prawne i zapewnia bezpieczeństwo danych. Program Archivista to system, który nie tylko wspiera e-akta, ale także umożliwia archiwizację dokumentacji kadrowej oraz efektywne zarządzanie i dostęp do elektronicznych akt osobowych.
Program Archivista spełnia te wymagania, oferując:
- Pełną zgodność z przepisami – Archivista spełnia wszystkie wymogi prawne dotyczące archiwizacji dokumentów w formie cyfrowej, w tym wymóg kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
- Zaawansowane zabezpieczenia – System wykorzystuje szyfrowanie i kontrolę dostępu, aby zapewnić bezpieczeństwo dokumentów.
- Łatwe wyszukiwanie i zarządzanie aktami – Automatyczna indeksacja i kategoryzacja akt pozwala szybko odnaleźć potrzebne dokumenty.
- Historia zmian i kontrola wersji – Użytkownicy mają pełny wgląd w zmiany w dokumentacji, co eliminuje ryzyko nieautoryzowanych edycji.
- Integracja z systemami kadrowymi – Możliwość połączenia z innymi systemami HR i ERP w firmie.
Podsumowanie – dlaczego warto wybrać Archivista?
Excel i skany mogą wydawać się prostym sposobem na przechowywanie dokumentów, ale w praktyce nie spełniają wymogów prawnych. Firmy, które chcą przejść na e-akta, muszą zadbać o ich zgodność z przepisami oraz bezpieczeństwo danych. Program Archivista to rozwiązanie, które nie tylko automatyzuje proces digitalizacji, ale także eliminuje błędy wynikające z ręcznego zarządzania dokumentami. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą działać szybciej, oszczędzać czas i unikać ryzyka prawnego. Właśnie dlatego warto postawić na profesjonalne oprogramowanie, jakim jest program Archivista. To system, który nie tylko gwarantuje zgodność z przepisami, ale także znacząco ułatwia zarządzanie e-aktami, podnosząc poziom bezpieczeństwa i efektywności w firmie.
Chcesz dowiedzieć się, jak wdrożyć e-akta w Twojej firmie? Sprawdź naszą ofertę i zobacz, jak Archivista może usprawnić zarządzanie dokumentacją kadrową.
