Elektroniczny obieg dokumentów kadrowych i e-akta – Od digitalizacji do efektywności

E-akta, czyli elektroniczne akta osobowe, są jednym z najważniejszych zasobów w każdej organizacji. Zarządzanie nimi w formie papierowej może być czasochłonne i kosztowne, szczególnie w dobie coraz bardziej rygorystycznych wymagań prawnych i wzrastającej potrzeby cyfryzacji. Elektroniczny obieg dokumentów w działach HR pozwala na usprawnienie tych procesów, eliminując papierowe bariery.

Dlaczego warto wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów?

Digitalizacja akt osobowych to nie tylko odpowiedź na potrzeby współczesnych organizacji, ale także klucz do usprawnienia procesów HR. Przekształcenie dokumentacji papierowej w cyfrowe odpowiedniki przynosi szereg korzyści:

Oszczędność czasu — e-akta, czyli cyfrowe odpowiedniki tradycyjnych teczek osobowych, są dostępne natychmiast, niezależnie od lokalizacji.
Redukcja kosztów — brak konieczności utrzymywania archiwów papierowych.
Zgodność z przepisami — cyfrowe przechowywanie dokumentów ułatwia spełnianie wymogów RODO i innych regulacji prawnych.
Większe bezpieczeństwo danych — systemy cyfrowe chronią dane przed zniszczeniem, zgubieniem czy nieautoryzowanym dostępem.

Jakie funkcje powinien mieć system do elektronicznego obiegu dokumentów?

Przy wyborze narzędzia do cyfryzacji akt osobowych warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych funkcji:

Skanowanie i OCR — funkcjonalności umożliwiające przekształcenie papierowych dokumentów w cyfrowe pliki z możliwością przeszukiwania tekstu.
Zarządzanie e-aktami — intuicyjny system organizacji, wyszukiwania i przypisywania dokumentów.
Bezpieczeństwo danych — szyfrowanie, kontrola dostępu i zgodność z przepisami ochrony danych osobowych.
Integracja z systemami HR i ERP — płynne współdziałanie z innymi narzędziami wykorzystywanymi w firmie.
Wsparcie techniczne — dostęp do pomocy i szkoleń w przypadku potrzeby.

Elektroniczny obieg dokumentów z Archivistą

Na rynku dostępne są rozwiązania wspierające digitalizację dokumentów kadrowych. Wśród nich wyróżnia się Archivista – program stworzony z myślą o kompleksowym wsparciu działów HR i kadrowo-płacowych. Program oferuje funkcje, takie jak:

Zaawansowane skanowanie i automatyczne opisywanie dokumentów kadrowych.
Intuicyjne zarządzanie e-aktami osobowymi.
Zgodność z regulacjami prawnymi, w tym RODO.
Integracja z popularnymi systemami kadrowymi np. enova365.

Dowiedz się więcej o programie Archivista i jego możliwościach, odwiedzając stronę poniżej:

Jak rozpocząć tworzenie e-akt w procesie digitalizacji dokumentów kadrowych?

Ocena potrzeb: Przeanalizuj, które procesy w Twojej firmie wymagają usprawnienia.
Wybór narzędzia: Wybierz system dostosowany do specyfiki Twojej organizacji.
Proces wdrożenia: Zadbaj o odpowiednie przeszkolenie zespołu i integrację narzędzia z istniejącymi systemami.
Monitorowanie i optymalizacja: Regularnie analizuj działanie systemu i wprowadzaj usprawnienia.

Podsumowanie

Elektroniczny obieg dokumentów kadrowych i e-akt to krok w stronę nowoczesności i efektywności. Odpowiednio dobrany system, taki jak program do archiwizacji Archivista, może znacznie usprawnić zarządzanie aktami osobowymi i zapewnić zgodność z przepisami. Choć na rynku istnieje wiele rozwiązań, kluczem jest wybór narzędzia, które najlepiej odpowiada na potrzeby Twojej firmy.

Więcej o możliwościach współpracy i szczegółach naszej oferty.

POROZMAWIAJ ZE SPECJALISTĄ. UMÓW SIĘ PRZEZ CALENDLY