FAQ
Ponieważ Stale rozwijamy nasze oprogramowanie, w trakcie współpracy nasi klienci zadają nam pytania dotyczące zmian w oprogramowaniu i warunków współpracy w sytuacjach trudnych.
Zgodność prawna
Czy oprogramowanie Archivista spełnia wymagania Rozporządzenia dotyczącego tworzenia i przechowywania elektronicznej dokumentacji pracowniczej?
TAK – oprogramowanie Archivista spełnia wymagania Rozporządzenia w zakresie systemu teleinformatycznego do prowadzenia i przechowywania elektronicznej dokumentacji pracowniczej, zgodnie z wytycznymi zawartymi w rozdziale 3 i 4 Rozporządzenia dotyczącymi oprogramowania.
Jaka jest wymagana jakość zeskanowanych dokumentów?
Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych dokumentów pracowniczych znajdują się w załączniku do Rozporządzenia dotyczącego dokumentacji pracowniczej.
Zobacz załącznik
Automatyzacja
Do czego przyda mi się program Archivista po zdigitalizowaniu akt? Jakie funkcje mogę wykorzystywać w codziennej pracy?
Program Archivista służy do prowadzenia i przechowywania elektronicznej dokumentacji pracowniczej zgodnie z przepisami. Umożliwia uporządkowanie akt, szybki dostęp do nich z dowolnej lokalizacji, a także bezpieczne zarządzanie dokumentami dzięki logowaniu, hasłom i kopiom zapasowym. Dodatkowo Archivista pozwala na łatwe wyszukiwanie dokumentów oraz integrację z innymi systemami, jak programy kadrowo-płacowe, co usprawnia codzienną pracę.
Jak wygląda cały proces przejścia z papierowych akt na e-akta? Czy możecie to zrobić za nas?
Proces przejścia z papierowych akt na e-akta obejmuje kilka kroków, od inwentaryzacji i przygotowania dokumentów, przez ich digitalizację, aż po stworzenie elektronicznej kartoteki z możliwością łatwego zarządzania i wyszukiwania. Nasza usługa obejmuje większość tego procesu, ale kluczowym elementem jest oprogramowanie Archivista. To właśnie ono umożliwia codzienne zarządzanie zdigitalizowanymi aktami, zapewniając zgodność z przepisami oraz funkcje takie jak kontrola dostępu, bezpieczeństwo i integracja z innymi systemami.
Czy oferujecie wersję demonstracyjną oprogramowania? Jak mogę ją otrzymać?
Czy oprogramowanie Archivista automatycznie rozpoznaje zeskanowane dokumenty pracownicze?
TAK – dzięki zaawansowanemu mechanizmowi OCR oprogramowanie Archivista automatycznie rozpoznaje większość zeskanowanych dokumentów i nadaje im nazwy zgodne z treścią wraz z metadanymi.
Czy oprogramowanie Archivista tworzy e-akta?
TAK – oprogramowanie Archivista po rozpoznaniu dokumentów, nadaje im odpowiednie nazwy i przydziela je do właściwego katalogu akt pracowniczych (A,B,C,D,E). Dzięki temu otrzymujemy zdigitalizowane e-akta.
W jaki sposób można uruchomić kopię bezpieczeństwa?
Na etapie wdrożenia jesteśmy w stanie zaprogramować mechanizm automatycznej archiwizacji bazy dokumentów na poziomie systemu lub w chmurze. Miejsce przechowywania kopii bezpieczeństwa oraz częstotliwość archiwizacji jest ustalana indywidualnie z każdym Użytkownikiem/Administratorem. Zalecaną metodą robienia kopii zapasowych jest kopia bezpieczeństwa maszyny wirtualnej, na której zainstalowany jest program.
Czy oprogramowanie Archivista zapewnia tworzenie kopii zapasowych?
Tak, na etapie wdrożenia istnieje możliwość uruchomienia procesu automatycznej archiwizacji.
Czy w aplikacji Archivista można przechowywać inne dokumenty oprócz akt osobowych?
Tak – aplikacja Archivista jest co prawda dedykowana do cyfrowej dokumentacji pracowniczej, jednak istnieje możliwość uruchomienia dodatkowej bazy na inne rodzaje cyfrowych dokumentów (np. dokumentów handlowych).
Czy oprogramowanie Archivista przyporządkowuje do każdego dokumentu odpowiedni zestaw metadanych w odrębnym pliku XML?
Tak – aplikacja Archivista tworzy plik XML z wymaganymi danymi do każdego przetwarzanego dokumentu.
Jak szybko możemy zdigitalizować archiwum z użyciem aplikacji Archivista?
Z naszego doświadczenia wynika, że digitalizacja z użyciem aplikacji Archivista może być co najmniej czterokrotnie szybsza niż tradycyjne metody digitalizacji archiwów. Dzięki możliwości zastosowania szybkiego skanera w połączeniu z aplikacją Archivista, możemy tworzyć e-akta z prędkością około 150-200 stron na godzinę. Warto zaznaczyć, że szybkość digitalizacji zależy również od osoby walidującej dokumenty. Przy jednoczesnej pracy kilku osób, możemy osiągnąć prędkość nawet 400-500 stron na godzinę.
Czy oprogramowanie Archivista współpracuje z programami kadrowo-płacowymi?
TAK – oprogramowanie Archivista łatwo integruje się z systemami kadrowo-płacowymi za pośrednictwem nowoczesnego API. Umożliwia to przeglądanie cyfrowej dokumentacji e-akt bezpośrednio z poziomu kartoteki pracownika. Obecnie integracja jest dostępna dla systemu enova365, a w planach mamy rozszerzenie na inne systemy.
Jak długo trwa wdrożenie oprogramowania Archivista?
W zależności od wymagań każdego Użytkownika, wdrożenie może trwać od 30 minut do 4 godzin w zależności czy istnieje potrzeba migrować dane.
Porady
Jaki skaner jest potrzebny do utworzenia pracowniczych e-akt?
Każdy rodzaj skanera, który zapewnia minimalne wymagania Rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, co do jakości dokumentu odwzorowanego cyfrowo. W praktyce niemal każdy skaner posiada już takie parametry, jednak najlepszy będzie skaner z automatycznym podajnikiem, który zapewni nam możliwość skanowania większych partii dokumentów. Zaletą takiego skanera jest szybkość skanowania (ok. 50 stron na minutę).
Co oznacza masowa digitalizacja?
Masowa digitalizacja to proces przekształcania dużej ilości dokumentów na formę cyfrową w możliwie najkrótszym czasie. Jakość dokumentów odgrywa kluczową rolę w wyborze sprzętu. Dokumenty w dobrym stanie mogą być skanowane szybko przy użyciu skanera z automatycznym podajnikiem, co znacząco przyspiesza proces. Natomiast dokumenty bardzo zniszczone wymagają ręcznego skanowania, aby uniknąć ich dalszego uszkodzenia.
Dla kogo aplikacja Archivista będzie najbardziej przydatna?
Aplikacja Archivista spełni oczekiwania każdego pracodawcy, który posiada archiwum teczek pracowniczych i chce je przekształcić na postać cyfrową, z szeregiem zalet temu towarzyszących. Z racji tego, że aplikacja znacznie skraca czas digitalizacji, rozpoznawania i porządkowania dokumentów, najwięcej korzyści dostrzegą przedsiębiorcy posiadający większe archiwa, których ręczne zdigitalizowanie dokumentów trwałoby bardzo długo i wiązałoby się ze sporymi kosztami.
Co jest potrzebne do instalacji oprogramowania Archivista?
Instalacja oprogramowania odbywa się na serwerach Użytkownika/Klienta/Administratora. Potrzebne jest dowolne oprogramowanie do wirtualizacji tj. VMware, Hyper-V, VirtualBox pozwalające wdrożyć maszynę wirtualną. Inną opcją jest również wdrożenie programu w chmurze klienta tj. Azure bądź AWS.
Co jest potrzebne do korzystania z oprogramowania Archivista?
Aby korzystać z programu Archivista, wystarczy zwykła przeglądarka internetowa, przez którą w zabezpieczony sposób będzie można połączyć się z zasobami, na których zainstalowane jest oprogramowanie.
