Spis treści:
Cyfrowa transformacja dokumentacji kadrowej przestała być wizją przyszłości. Od stycznia 2019 r. polskie prawo pozwala prowadzić teczki osobowe wyłącznie w formie elektronicznej. Firmy korzystające z e‑akt odnotowują konkretne korzyści: skrócenie czasu wyszukiwania dokumentu z kilkunastu minut do kilku sekund, ograniczenie kosztów archiwum nawet o 70% i znaczny wzrost bezpieczeństwa danych. Niezależnie od wielkości organizacji, wdrożenie e‑akt wymaga uporządkowanego podejścia. Przyjrzyjmy się najważniejszym etapom tej transformacji oraz kluczowym wymaganiom, które warto uwzględnić.
Przygotowanie do wdrożenia e‑akt
Zanim przystąpisz do jakichkolwiek działań technicznych, musisz zadbać o solidne podstawy – zarówno prawne, jak i organizacyjne.
Podstawy prawne
Elektroniczne akta osobowe są w pełni usankcjonowane polskim prawem. Nowelizacja Kodeksu pracy oraz rozporządzenie z grudnia 2018 r. precyzują, że dokumentację można przechowywać w formacie PDF/A lub XML. Kluczowe jest zapewnienie autentyczności dokumentów poprzez kwalifikowany podpis elektroniczny oraz system, który zapisuje logi dostępu.
Audyt i określenie potrzeb
Każde udane wdrożenie zaczyna się od rzetelnego audytu:
- Przelicz realną liczbę teczek (minimum 10% próby)
- Sprawdź stan dokumentów – zszywki czy niestandardowe formaty mogą zwiększyć koszt digitalizacji
- Zidentyfikuj procesy HR, w których używa się papieru (rekrutacja, aneksy, zaświadczenia)
Dzięki audytowi oszacujesz skalę projektu i przygotujesz przekonujący biznesplan dla zarządu.
Wybór rozwiązania i proces cyfryzacji dokumentów
Po przygotowaniu organizacyjnym czas na wybór narzędzi i opracowanie planu działania. Ta faza decyduje o powodzeniu całego przedsięwzięcia.
Kryteria wyboru oprogramowania
System do zarządzania e‑aktami powinien spełniać kilka kluczowych wymagań:
- Bezpieczeństwo danych – szyfrowanie, szczegółowa macierz uprawnień, logi dostępu
- Zgodność z przepisami – możliwość stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego, odpowiednie formaty plików
- Funkcjonalność OCR – rozpoznawanie tekstu z zeskanowanych dokumentów dla łatwego wyszukiwania
- Integracja – możliwość współpracy z istniejącymi systemami kadrowo-płacowymi
- Skalowalność – dostosowanie do rosnącej liczby dokumentów
Nowoczesne programy do archiwizacji dokumentów, takie jak Archivista, oferują wszystkie te funkcjonalności w jednym intuicyjnym interfejsie. Archivista wyróżnia się na rynku dzięki zaawansowanym algorytmom OCR dostosowanym do polskich dokumentów kadrowych oraz kluczowym integracjom. Program jest w pełni zintegrowany z oprogramowaniem enova365, co eliminuje konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych danych. Dodatkowo, Archivista współpracuje z systemami do składania podpisów kwalifikowanych, dzięki czemu cały proces – od zeskanowania dokumentu po jego prawnie wiążące podpisanie – odbywa się w jednym środowisku. Dostępny zarówno w chmurze (wdrożenie w 2-4 tygodnie), jak i w wersji instalowanej na serwerze klienta, program pozwala dostosować rozwiązanie do specyficznych wymagań bezpieczeństwa każdej organizacji.
Etapy digitalizacji dokumentów
Przekształcenie papierowej dokumentacji w formę cyfrową to proces, który wymaga metodycznego podejścia. Archiwizacja dokumentów kadrowych obejmuje kilka kluczowych etapów:
- Inwentaryzacja – ustalenie, jakie dokumenty podlegają digitalizacji i jak będą kategoryzowane.
- Przygotowanie dokumentów – usunięcie zszywek, spinaczy, segregacja.
- Skanowanie – zgodnie ze standardami jakości (minimum 300 dpi).
- Indeksowanie i kategoryzacja – nazwanie plików i przypisanie do odpowiednich kategorii.
- Weryfikacja jakości – sprawdzenie czytelności i kompletności zeskanowanych dokumentów.
Samodzielna archiwizacja czy usługa zewnętrzna?
Masz dwie drogi do wyboru:
- Samodzielna archiwizacja – to rozwiązanie sprawdza się w mniejszych firmach lub gdy masz ograniczony budżet. Potrzebujesz odpowiedniego programu do archiwizacji, skanera oraz przeszkolonego pracownika. Zaletą jest pełna kontrola nad procesem i danymi, jednak wymaga to zaangażowania własnych zasobów.
- Usługa profesjonalnej digitalizacji – zewnętrzni specjaliści mogą przetworzyć od 5000 do 10000 stron dziennie. To opcja dla firm z dużą ilością dokumentów lub potrzebujących szybkiego wdrożenia. Profesjonalna usługa zapewnia wysoką jakość i szybkość, ale wiąże się z wyższymi kosztami.
Niezależnie od wybranej ścieżki, warto pamiętać o okresie przejściowym (4-6 tygodni), podczas którego równolegle funkcjonuje dokumentacja papierowa i elektroniczna. Po weryfikacji kompletności e‑akt (zalecana kontrola 100% stron) dokumenty papierowe można archiwizować lub zniszczyć zgodnie z procedurą.
Wdrożenie i zarządzanie zmianą
Sam system to nie wszystko, sukces zależy również od tego, jak zostanie przyjęty przez pracowników i jak będzie zarządzany. Ten etap często decyduje o powodzeniu całego projektu.
Szkolenia i wsparcie.
Nawet najlepsze technologie zawodzą bez akceptacji użytkowników. Plan szkoleń powinien objąć:
- Administratorów systemu,
- Pracowników HR korzystających z e‑akt na co dzień,
- Pozostałych pracowników, którzy będą mieli dostęp do systemu.
Warto przygotować materiały instruktażowe i zapewnić wsparcie techniczne w początkowym okresie.
Wykorzystanie specjalistycznego oprogramowania.
Aby uniknąć błędów i zapewnić spójność dokumentacji, kluczowe jest korzystanie z dedykowanego programu do archiwizacji dokumentów kadrowych. Takie rozwiązanie:
- Automatycznie porządkuje dokumenty według ustalonych schematów,
- Minimalizuje ryzyko pomyłek przy nazywaniu i kategoryzacji plików,
- Zapewnia zgodność z wymogami prawnymi dotyczącymi e-akt.
- Ułatwia wyszukiwanie i zarządzanie dokumentacją w codziennej pracy.
Profesjonalny program, taki jak Archivista, znacząco zmniejsza obciążenie działu HR, automatyzując rutynowe zadania związane z dokumentacją. Archivista to nie tylko narzędzie do przechowywania dokumentów — to kompleksowy system porządkujący całość procesów kadrowych. Pozwala w jednym miejscu zarządzać całym cyklem życia dokumentu: od jego utworzenia, przez obieg do odpowiednich osób, podpisanie, aż po długoterminowe przechowywanie zgodne z wymogami prawnymi. Dzięki temu HR-owcy mogą skupić się na strategicznych zadaniach, zamiast tracić czas na ręczne segregowanie, opisywanie i wyszukiwanie dokumentów w tradycyjnych segregatorach.
Zgodność z RODO
Ochrona danych osobowych to nie tylko wymóg prawny, ale i kwestia zaufania pracowników. E‑akta zawierają wrażliwe dane osobowe, dlatego wdrożony system musi zapewniać:
- Szczegółową kontrolę dostępu,
- Rejestrowanie wszystkich operacji na danych,
- Mechanizmy anonimizacji,
Monitorowanie efektywności
Tylko to, co mierzalne, może być skutecznie zarządzane. Kluczem do sukcesu jest monitorowanie wskaźników:
- Czasu dostępu do dokumentów,
- Liczby zapytań do działu HR,
- Oszczędności czasu i przestrzeni.
Regularna analiza tych parametrów pomoże dostosować proces i maksymalizować korzyści z wdrożenia e‑akt.
Podsumowanie
Wdrożenie e‑akt to projekt łączący wymagania prawne, technologię i zmianę kultury pracy. Gdy te elementy są właściwie zharmonizowane, organizacja zyskuje szybki dostęp do dokumentów, znaczące oszczędności oraz zgodność z przepisami. Na rynku dostępne są różne rozwiązania wspierające proces digitalizacji i zarządzania elektroniczną dokumentacją. Jednym z nich jest program Archivista, oferujący kompleksowe narzędzia do archiwizacji dokumentów kadrowych zgodnie z aktualnymi wymogami prawnymi. Niezależnie od wybranego rozwiązania, kluczem do sukcesu jest dobrze zaplanowany proces i zaangażowanie wszystkich interesariuszy w transformację cyfrową.
Gotowy na przejście na e akta?
Zainteresował Cię temat e‑akt? Nie czekaj – cyfrowa transformacja dokumentacji to nie tylko wymóg prawny, ale przede wszystkim szansa na usprawnienie pracy działu HR i całej organizacji. Zapoznaj się z naszą ofertą lub umów się na rozmowę, w której przedstawimy Ci, jak program Archivista wspiera firmy w tym procesie.
