Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do archiwizacji akt osobowych?

Efektywne zarządzanie dokumentacją wymaga odpowiedniego oprogramowania do archiwizacji akt osobowych. W artykule omawiamy kluczowe czynniki, które należy wziąć pod uwagę, takie jak intuicyjność interfejsu, integracja z systemami kadrowo-płacowymi, szybkość przetwarzania danych, wsparcie techniczne, bezpieczeństwo danych, skalowalność oraz dodatkowe funkcje. Dowiedz się, jak aplikacja Archivista spełnia wszystkie te kryteria, oferując szybkie i bezpieczne rozwiązanie do masowej digitalizacji dokumentów.

Spis treści:

Archivista – najlepszy wybór wśród aplikacji do masowej archiwizacji akt osobowych.

Wybór odpowiedniego oprogramowania do archiwizacji akt osobowych jest kluczowy dla efektywnego zarządzania dokumentacją. Poniżej omówiono najważniejsze czynniki, które warto wziąć pod uwagę podczas podejmowania decyzji:

Intuicyjność interfejsu

Oprogramowanie powinno być łatwe w obsłudze, aby pracownicy mogli szybko je opanować i korzystać z niego bez problemów. Archivista oferuje przyjazny interfejs, który ułatwia codzienną pracę z dokumentami, minimalizując czas potrzebny na szkolenie użytkowników. Prosta i zrozumiała nawigacja pozwala na szybkie znajdowanie i zarządzanie dokumentacją, co zwiększa efektywność pracy.

Integracja z systemami kadrowo-płacowymi

Sprawdź, czy oprogramowanie może być zintegrowane z używanymi przez Ciebie systemami kadrowo-płacowymi. Archivista bezproblemowo integruje się z systemem enova365 poprzez nowoczesne API, umożliwiając przeglądanie cyfrowej dokumentacji bezpośrednio z poziomu kartoteki pracownika. W planach jest integracja z innymi popularnymi systemami, co zapewnia elastyczność i skalowalność rozwiązania.

Szybkość przetwarzania danych

Szybkość skanowania i przetwarzania dokumentów jest kluczowa dla sprawnego działania firmy. Archivista, dzięki zaawansowanym algorytmom OCR, pozwala na szybkie skanowanie i analizowanie dużej ilości dokumentów, co znacznie przyspiesza cały proces. Z naszego doświadczenia wynika, że digitalizacja z użyciem aplikacji Archivista może być co najmniej czterokrotnie szybsza niż tradycyjne metody digitalizacji archiwów, co idealnie wpasowuje się w masową digitalizację dokumentów pracowniczych. Możliwość przetwarzania dokumentów w trybie batchowym dodatkowo zwiększa efektywność, pozwalając na jednoczesne skanowanie wielu dokumentów.

Wsparcie techniczne

Niezawodne wsparcie techniczne jest niezbędne w przypadku jakichkolwiek problemów z oprogramowaniem. Archivista zapewnia kompleksowe wsparcie techniczne podczas wdrożenia, co gwarantuje płynne działanie systemu i szybkie rozwiązywanie ewentualnych problemów. Dostępność wsparcia daje pewność, że wszelkie problemy będą rozwiązywane na bieżąco, minimalizując przestoje w pracy.

Bezpieczeństwo danych

Ochrona danych osobowych jest priorytetem w każdym systemie archiwizacji. Archivista stosuje zaawansowane technologie szyfrowania oraz regularne kopie zapasowe, co zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa przechowywanych informacji. Na etapie wdrożenia programujemy mechanizm automatycznej archiwizacji bazy dokumentów na poziomie systemu lub w chmurze. Zalecaną metodą jest kopia bezpieczeństwa maszyny wirtualnej, na której zainstalowany jest program, a częstotliwość i miejsce przechowywania kopii bezpieczeństwa są ustalane indywidualnie.

Skalowalność

Oprogramowanie powinno być skalowalne, aby mogło rosnąć wraz z Twoją firmą. Archivista jest elastyczna i może być dostosowana do rosnących potrzeb Twojej firmy. Dzięki modułowej budowie, system można łatwo rozbudowywać o dodatkowe funkcje i zasoby, co zapewnia długoterminową inwestycję.

Funkcje Dodatkowe

Zwróć uwagę na dodatkowe funkcje, które mogą usprawnić pracę z dokumentami, takie jak zaawansowane wyszukiwanie, automatyczna klasyfikacja dokumentów, czy możliwość współpracy między zespołami. Archivista oferuje wiele takich funkcji, co czyni ją kompleksowym narzędziem do zarządzania dokumentacją. Funkcje takie jak workflow management czy integracja z systemami ERP mogą znacząco zwiększyć efektywność pracy i zapewnić pełną kontrolę nad procesami.

Podsumowując, wybór odpowiedniego oprogramowania do archiwizacji akt osobowych powinien być dobrze przemyślany. Aplikacja Archivista spełnia wszystkie kluczowe kryteria, co czyni ją idealnym rozwiązaniem dla średnich i dużych firm, zapewniając efektywne, bezpieczne i intuicyjne zarządzanie dokumentacją.

Chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach Archivisty?

ARCHIVISTA JEST PROGRAMEM, KTÓRY IDEALNIE WPASOWUJE SIĘ W BIEŻĄCE ZAPOTRZEBOWANIE NA SZYBKĄ I NIEZAWODNĄ DIGITALIZACJĘ AKT.

Wszystko, co musisz wiedzieć o e-aktach

Poznaj najnowsze artykuły związane z oprogramowaniem do archiwizacji akt osobowych

OFERTA

WYBIERZ SPOSÓB ARCHIWIZOWANIA AKT

ARCHIVISTA LUB ARCHIVISTA +