- ARCHIVISTA
- BAZA WIEDZY
- TERMINOLOGIA
TERMINOLOGIA
Słownik terminów Archivista został stworzony, aby ułatwić zrozumienie pojęć związanych z digitalizacją i zarządzaniem dokumentacją. Wyjaśnia szczegóły, pomagając precyzyjnie stosować rozwiązania cyfrowe i sprawniej korzystać z nowoczesnych narzędzi w obiegu dokumentów.

A
Aplikacja
Aplikacja, znana również jako aplikacja komputerowa, to rodzaj oprogramowania stworzonego do wykonywania konkretnych operacji lub zadań, które użytkownik może wykonać na urządzeniu elektronicznym. Aplikacje mogą być webowe, uruchamiane w przeglądarce internetowej, mobilne, instalowane na smartfonach i tabletach, lub desktopowe, działające na komputerach stacjonarnych i laptopach. Przykładami aplikacji są edytory tekstu, kalkulatory finansowe, gry komputerowe czy systemy zarządzania bazami danych. Wspólną cechą jest ich interaktywność i specjalizacja w konkretnym zadaniu lub grupie zadań.
Archiwizacja
Archiwizacja to proces długoterminowego przechowywania dokumentów w celu ich zabezpieczenia oraz zapewnienia dostępu w przyszłości. Może obejmować dokumenty w formie papierowej lub cyfrowej i jest stosowana w administracji, biznesie oraz instytucjach publicznych. Archiwizacja dokumentów często wiąże się z określonymi regulacjami prawnymi dotyczącymi okresu przechowywania i dostępu do danych. Współczesne systemy archiwizacji wykorzystują metadane oraz technologie cyfrowe, takie jak OCR i repozytoria elektroniczne, aby usprawnić zarządzanie dokumentacją.
Program Archivista umożliwia kompleksową archiwizację dokumentów, oferując narzędzia do ich digitalizacji, klasyfikacji i zarządzania. Dzięki wykorzystaniu nowoczesnych technologii, użytkownicy mogą sprawnie organizować zasoby oraz zapewnić ich zgodność z obowiązującymi przepisami.
Archiwizacja cyfrowa
Archiwizacja cyfrowa to proces przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, co umożliwia ich łatwe wyszukiwanie, zarządzanie oraz zabezpieczenie. W przeciwieństwie do tradycyjnej archiwizacji papierowej, wersje cyfrowe pozwalają na szybki dostęp do informacji oraz eliminują ryzyko ich fizycznego zniszczenia. Nowoczesne systemy archiwizacji cyfrowej wykorzystują technologie takie jak OCR (optyczne rozpoznawanie znaków), metadane oraz szyfrowanie, aby zapewnić skuteczne katalogowanie i ochronę dokumentów. Coraz częściej stosuje się także integrację z systemami zarządzania dokumentami (DMS) oraz rozwiązaniami chmurowymi, co dodatkowo zwiększa efektywność i dostępność danych.
Aplikacja webowa
Aplikacja webowa to program komputerowy, który działa na serwerze i jest dostępny poprzez przeglądarkę internetową. W kontekście oprogramowania do digitalizacji i archiwizacji akt osobowych, aplikacje webowe oferują znaczące korzyści, w tym dostępność z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu, łatwość w zarządzaniu i aktualizacji, oraz obniżone koszty infrastrukturalne. Oferują one również możliwość integracji z innymi systemami online, co zwiększa funkcjonalność i efektywność procesów zarządzania dokumentacją. Aplikacje webowe są szczególnie przydatne w środowiskach korporacyjnych, gdzie zarządzanie dokumentami pracowniczymi musi być szybkie, bezpieczne i dostępne dla użytkowników w różnych lokalizacjach.
Przykładem aplikacji webowej do digitalizacji i archiwizacji akt osobowych jest Archivista
API (Application Programming Interface)
API (Application Programming Interface), czyli interface programowania aplikacji, to zestaw zdefiniowanych metod komunikacji między różnymi komponentami oprogramowania. Umożliwia on różnym aplikacjom współpracować ze sobą, wymieniając dane i funkcje w sposób kontrolowany i bezpieczny. API jest kluczowym elementem nowoczesnych systemów informatycznych, pozwalającym na rozszerzanie ich funkcjonalności i integrację z zewnętrznymi usługami bez ingerencji w kod źródłowy. W kontekście zarządzania dokumentacją, API umożliwia automatyzację procesów, przyspieszenie przepływu informacji i zwiększenie efektywności operacyjnej. Na przykład, w przypadku oprogramowania kadrowego enova365, dzięki API możliwe jest bezpośrednie wejście do systemu Archivista, co pozwala użytkownikom na łatwe zarządzanie e-aktami i dostęp do zaawansowanych funkcji archiwizacji.
D
Digitalizacja akt osobowych
Digitalizacja akt osobowych to proces przekształcania papierowej dokumentacji pracowniczej w format cyfrowy. Polega na skanowaniu dokumentów oraz ich indeksowaniu, co umożliwia łatwe przeszukiwanie, archiwizację i zarządzanie danymi kadrowymi. Cyfryzacja akt osobowych zwiększa bezpieczeństwo przechowywanych informacji, eliminuje ryzyko ich zniszczenia lub zagubienia oraz ułatwia dostęp do dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi. Współczesne systemy zarządzania dokumentacją pozwalają na integrację z e-teczkami oraz elektronicznym obiegiem dokumentów, co usprawnia procesy HR w firmach. Archivista umożliwia kompleksową digitalizację akt osobowych, zapewniając ich bezpieczeństwo, szybki dostęp oraz zgodność z obowiązującymi regulacjami.
DMS (Document Management System)
DMS (Document Management System) to system zarządzania dokumentami, który umożliwia przechowywanie, organizowanie, udostępnianie i kontrolowanie wersji plików w formie cyfrowej. Ułatwia zarządzanie dokumentacją w firmach, eliminując konieczność korzystania z fizycznych archiwów. Nowoczesne systemy DMS oferują funkcje takie jak indeksowanie, wyszukiwanie pełnotekstowe, automatyzacja obiegu dokumentów (workflow) oraz integracja z innymi narzędziami biznesowymi. Dodatkowo zapewniają bezpieczeństwo danych poprzez kontrolę dostępu, szyfrowanie i śledzenie zmian. Wykorzystanie rozwiązań DMS w Archivista pozwala na kompleksowe zarządzanie dokumentacją firmową i elektronicznymi archiwami.
E
e-akta
E-akta to elektroniczne wersje dokumentów pracowniczych, które są cyfrowymi odpowiednikami tradycyjnych papierowych akt. Implementacja e-akt pozwala na bezpieczne przechowywanie, szybkie wyszukiwanie i łatwy dostęp do dokumentacji pracowniczej z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu. Oprogramowanie do digitalizacji akt osobowych, takie jak Archivista, nie tylko umożliwia konwersję papierowych dokumentów na format elektroniczny, ale także oferuje zaawansowane funkcje zarządzania tymi dokumentami, w tym indeksowanie, przechowywanie, archiwizację oraz przeglądanie i wyszukiwanie potrzebnych informacji. Systemy e-akt są zgodne z przepisami prawnymi dotyczącymi ochrony danych osobowych, co zapewnia ich szerokie zastosowanie w różnorodnych branżach i sektorach.
Program Archivista umożliwia tworzenie i zarządzanie e-aktami w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami.
E-teczki
E-teczki to elektroniczne foldery lub portfolio, które skupiają wszystkie dokumenty i informacje związane z konkretnym pracownikiem, projektem czy procesem. Służą jako skuteczne narzędzia do organizacji, przechowywania i dostępu do dokumentacji w formacie cyfrowym, co znacznie ułatwia zarządzanie danymi. Dzięki oprogramowaniu takim jak Archivista, użytkownicy mogą łatwo aktualizować e-teczki, dodawać nowe dokumenty oraz korzystać z funkcji bezpieczeństwa takich jak kontrola dostępu i szyfrowanie danych. E-teczki są nieocenione w procesie zarządzania dokumentacją pracowniczą, umożliwiając bardziej efektywne i zintegrowane podejście do zarządzania informacjami w organizacji.
Dzięki Archiviście, e-teczki są łatwe w obsłudze i zapewniają bezpieczeństwo przechowywanych danych.
Elektroniczne archiwum
Elektroniczne archiwum to system przechowywania i zarządzania dokumentami w formie cyfrowej. Pozwala na organizację, wyszukiwanie i zabezpieczanie plików w sposób bardziej efektywny niż tradycyjne archiwa papierowe. Nowoczesne archiwa elektroniczne wykorzystują technologie takie jak OCR (optyczne rozpoznawanie znaków), metadane oraz indeksowanie, co umożliwia szybkie odnajdywanie potrzebnych informacji. Często są również zintegrowane z systemami zarządzania dokumentami (DMS) i rozwiązaniami chmurowymi, co zwiększa mobilność i dostępność danych. Dzięki elektronicznemu archiwum firmy mogą redukować koszty związane z fizycznym przechowywaniem dokumentów oraz zwiększać bezpieczeństwo i kontrolę dostępu do wrażliwych informacji. Program Archivista umożliwia tworzenie takich e-teczek, zapewniając kompleksowe zarządzanie cyfrową dokumentacją.
Elektroniczne akta
Elektroniczne akta to cyfrowe odpowiedniki tradycyjnych akt osobowych i dokumentacji pracowniczej. Pozwalają na bezpieczne przechowywanie, szybkie wyszukiwanie oraz łatwą aktualizację danych kadrowych, eliminując konieczność przechowywania papierowych teczek. Zastosowanie elektronicznych akt usprawnia procesy administracyjne, zwiększa bezpieczeństwo dokumentów oraz ułatwia zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Systemy zarządzania dokumentacją często integrują elektroniczne akta z obiegiem dokumentów i e-podpisem, co pozwala na pełną cyfryzację procesów kadrowych.
Elektroniczny obieg dokumentów (EOD)
Elektroniczny obieg dokumentów to proces zarządzania dokumentacją w organizacji, w którym wszystkie operacje związane z dokumentami, takie jak ich przesyłanie, archiwizowanie czy przetwarzanie, odbywają się w formie cyfrowej. Wykorzystuje on specjalistyczne oprogramowanie, które umożliwia automatyzację przepływu informacji między użytkownikami i systemami. Kluczowe elementy elektronicznego obiegu dokumentów obejmują digitalizację dokumentów papierowych, zarządzanie metadanymi, kontrolę dostępu oraz integrację z innymi narzędziami biznesowymi, takimi jak ERP czy CRM. Wdrożenie tego rozwiązania pozwala na usprawnienie procesów biznesowych, zwiększenie bezpieczeństwa danych, redukcję kosztów operacyjnych oraz zgodność z regulacjami, np. RODO. Elektroniczny obieg dokumentów jest szeroko stosowany w takich obszarach jak kadry, fakturowanie, zarządzanie kontraktami czy obsługa korespondencji.
Jak usprawnia elektroniczny obieg dokumentów kadrowych, program Archivista? Sprawdź!
M
Metadane
Metadane to dane opisujące inne dane, które w kontekście zarządzania dokumentami cyfrowymi dostarczają informacji o zawartości, kontekście i strukturze dokumentów. W systemach zarządzania e-aktami, takich jak systemy DMS (Document Management Systems), metadane odgrywają kluczową rolę, zawierając dane takie jak autor dokumentu, data utworzenia, słowa kluczowe oraz prawa dostępu. Zarządzanie metadanymi umożliwia nie tylko efektywne przeszukiwanie i segregację dokumentacji, ale również zapewnia zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych i przechowywania informacji. Przy odpowiedniej konfiguracji, metadane mogą również wspierać procesy audytowe i kontrolę dostępu, zwiększając bezpieczeństwo i integralność zarządzanych dokumentów.
O
Oprogramowanie
Oprogramowanie to termin obejmujący programy komputerowe, które kierują działaniem urządzeń elektronicznych, realizując zdefiniowane przez użytkownika zadania. Może być ono systemowe, zarządzające podstawowymi funkcjami sprzętu, aplikacyjne, dostarczające użytkownikom narzędzi do wykonywania określonych zadań, lub wewnętrzne, niezbędne do działania samego oprogramowania. Archivista jest przykładem oprogramowania aplikacyjnego, które jako aplikacja pozwala na efektywne zarządzanie elektroniczną dokumentacją pracowniczą. Umożliwia przekształcanie dokumentów papierowych w cyfrowe e-akta, ich archiwizację i szybkie wyszukiwanie, co wspiera organizacje w utrzymaniu zgodności z przepisami prawnymi i optymalizacji procesów pracy. Archivista może być również postrzegane jako oprogramowanie kompleksowe, ponieważ oferuje wiele funkcji niezbędnych do zarządzania dokumentacją cyfrową, od przechowywania po bezpieczeństwo danych i integrację z innymi systemami.
OCR (Optical Character Recognition)
OCR (ang. Optical Character Recognition) to technologia optycznego rozpoznawania znaków, umożliwiająca konwersję zeskanowanych dokumentów, plików PDF oraz obrazów na edytowalny tekst. Dzięki OCR możliwe jest przekształcenie dokumentów papierowych w wersje cyfrowe, które można przeszukiwać, kopiować oraz edytować. Technologia OCR znajduje zastosowanie w archiwizacji dokumentów, digitalizacji akt osobowych oraz automatyzacji procesów biznesowych. Jest kluczowym elementem wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów oraz integracji z systemami zarządzania dokumentacją.
W programie Archivista wykorzystujemy OCR do precyzyjnego rozpoznawania treści dokumentów oraz nadawania im metadanych, co ułatwia wyszukiwanie i klasyfikację plików. Zobacz, jak wygląda krok po kroku przechodzenie z papierowych teczek na e-akta Archivista.
P
Pieczęć Elektroniczna
Pieczęć elektroniczna to narzędzie gwarantujące autentyczność i integralność dokumentów elektronicznych. W odróżnieniu od podpisu elektronicznego, pieczęć przypisana jest do podmiotu, takiego jak firma, a nie do osoby fizycznej. Pieczęć kwalifikowana spełnia wymagania Rozporządzenia eIDAS, co sprawia, że jest prawnie uznawana w całej Unii Europejskiej.
Dzięki współpracy z renomowanymi dostawcami pieczęci elektronicznych, takimi jak np. Autenti, program Archivista umożliwia autoryzację e-teczek kadrowych bezpośrednio w programie. To rozwiązanie zapewnia wygodę, bezpieczeństwo i pełną zgodność cyfrowej dokumentacji z wymogami prawa.
Podpis Elektroniczny
Podpis elektroniczny to dane dołączane do dokumentu elektronicznego w celu identyfikacji podpisującego oraz zapewnienia integralności dokumentu. Wyróżnia się różne poziomy podpisów – od prostych po kwalifikowane, które są prawnie równoważne podpisowi własnoręcznemu.
Program Archivista umożliwia autoryzację e-teczek kadrowych za pomocą podpisów kwalifikowanych oferowanych przez renomowanych dostawców, takich jak np. Autenti. Dzięki integracji z ich rozwiązaniami podpisy kwalifikowane są dostępne bezpośrednio w programie Archivista, zapewniając klientom kompleksowe narzędzie do przekształcania zdigitalizowanych dokumentów w pełnoprawne cyfrowe archiwum.
Podpis Kwalifikowany
Podpis kwalifikowany to zaawansowana forma podpisu elektronicznego, zapewniająca najwyższy poziom bezpieczeństwa oraz pełną moc prawną. Jest powszechnie stosowany w kontaktach biznesowych, umowach międzynarodowych oraz w dokumentacji pracowniczej, w tym w e-teczkach kadrowych. Korzystanie z podpisu kwalifikowanego wymaga posiadania certyfikatu kwalifikowanego oraz urządzenia kryptograficznego.
Program Archivista, dzięki integracji z renomowanymi dostawcami podpisów kwalifikowanych, takimi jak np. Autenti, umożliwia autoryzację cyfrowej dokumentacji kadrowej bezpośrednio w programie. Rozwiązanie to gwarantuje pełną zgodność z przepisami oraz wygodę obsługi.
Podpis Niekwalifikowany
Podpis niekwalifikowany to podstawowy rodzaj podpisu elektronicznego, który nie spełnia wymogów Rozporządzenia eIDAS dla podpisów kwalifikowanych. Jest często wykorzystywany w codziennych procesach biznesowych, takich jak zatwierdzanie dokumentów wewnętrznych czy podpisywanie faktur. Choć podpis niekwalifikowany nie posiada pełnej mocy prawnej, stanowi wygodne i praktyczne rozwiązanie w mniej formalnych procedurach.
S
Serwer
Serwer w kontekście informatycznym to zaawansowany system komputerowy lub specjalistyczne oprogramowanie, które dostarcza dane, zasoby i usługi innym komputerom lub urządzeniom, nazywanym klientami, za pośrednictwem sieci. Jako kluczowy komponent infrastruktury IT, serwery przetwarzają i przechowują masowe ilości danych, obsługują aplikacje sieciowe i zapewniają niezbędne zasoby dla działania systemów informatycznych. W przypadku oprogramowania archivista, serwer stanowi fundament, na którym zainstalowana jest aplikacja, zapewniając centralizację zarządzania dokumentacją cyfrową. Serwery, na których działa Archivista, mogą być lokalne, czyli znajdować się w fizycznej lokalizacji organizacji, lub oparte na chmurze, co zapewnia wygodę i elastyczność w dostępie zdalnym, skalowaniu zasobów oraz współpracy.
Skanowanie
Skanowanie to proces konwertowania fizycznych dokumentów na format cyfrowy przy użyciu skanera. Pozwala to na zachowanie dokumentów w formie elektronicznej, która jest przystępna, bezpieczna i łatwa w zarządzaniu. W kontekście oprogramowania Archivista, skanowanie jest niezbędnym etapem digitalizacji, umożliwiającym szybkie przetwarzanie dokumentacji pracowniczej i tworzenie e-akt. Proces ten jest kluczowy dla efektywnego zarządzania dokumentami, zapewniając łatwy dostęp i wyszukiwanie potrzebnych informacji w elektronicznej bazie danych.
Funkcjonalność skanowania z programem Archivista umożliwia szybkie przekształcanie dokumentów papierowych w cyfrowe.
System archiwizacji dokumentów
System archiwizacji dokumentów to oprogramowanie umożliwiające cyfrowe przechowywanie, zarządzanie i udostępnianie dokumentacji. Jego celem jest uporządkowanie archiwum, zapewnienie szybkiego dostępu do plików oraz zwiększenie bezpieczeństwa przechowywanych informacji. Nowoczesne systemy archiwizacji wykorzystują technologie takie jak OCR (optyczne rozpoznawanie znaków), indeksowanie i metadane, co ułatwia wyszukiwanie dokumentów. Często są także zintegrowane z workflow i e-teczkami, co pozwala na automatyzację procesów biznesowych. Dzięki nowoczesnym narzędziom możliwa jest nie tylko digitalizacja akt i organizacja repozytorium, ale także zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami dotyczącymi przechowywania dokumentacji. Rozwiązania takie jak Archivista wspierają firmy w efektywnym zarządzaniu zasobami i automatyzacji procesów.
W
Walidacja dokumentów
Walidacja dokumentów w kontekście zarządzania e-aktami to kluczowy etap w procesie przejścia na cyfrową archiwizację, zapewniający, że przetwarzane dokumenty są dokładnymi i kompletnymi reprezentacjami oryginalnych materiałów. W systemach zarządzania dokumentami, takich jak oprogramowanie Archivista, walidacja jest niezbędna do gwarantowania, że digitalizowane dokumenty są wolne od błędów i właściwie zindeksowane, co ułatwia ich późniejsze odzyskiwanie. Proces ten często korzysta z zaawansowanych algorytmów do porównywania zeskanowanych kopii z ich cyfrowymi odpowiednikami, co jest kluczowe dla utrzymania integralności danych i zapewnienia zgodności z wymogami prawnymi.
Workflow
Workflow to zorganizowany ciąg działań lub procesów, które prowadzą do realizacji określonego zadania. W kontekście zarządzania dokumentami odnosi się do automatyzacji obiegu dokumentów, zapewniając ich sprawne przetwarzanie, zatwierdzanie i archiwizację. Workflow może obejmować różne etapy, takie jak wprowadzanie danych, walidacja, zatwierdzenie przez odpowiednie osoby oraz przechowywanie dokumentów. Jego zastosowanie zwiększa efektywność pracy, minimalizuje błędy i pozwala na monitorowanie postępów w realizacji procesów.
W systemie Archivista workflow umożliwia definiowanie reguł przepływu dokumentów, kontrolę nad ich statusem oraz automatyzację powtarzalnych czynności, co usprawnia zarządzanie dokumentacją w organizacji.