Od 1 stycznia 2019 roku, dzięki nowelizacji ustawy Kodeks pracy, pracodawcy w Polsce otrzymali możliwość pełnego przejścia na elektroniczną dokumentację pracowniczą. Zmiana ta umożliwia prowadzenie tzw. e-teczek, co oznacza całkowitą transformację papierowej dokumentacji kadrowej na elektroniczne akta osobowe. Choć obecnie jest to opcja, przyszłość może przynieść obowiązek przechowywania akt osobowych wyłącznie w formie elektronicznej. Przejście na e-akta jest możliwe poprzez skanowanie istniejących dokumentów papierowych i opatrzenie ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Decyzja o sposobie przechowywania dokumentacji pracowniczej i ewentualnym przejściu na e-teczki pozostaje w gestii pracodawcy, który musi ocenić, czy jest to najlepsze rozwiązanie dla jego organizacji.
E-akta to elektroniczne wersje dokumentów pracowniczych, które tradycyjnie przechowywane są w formie papierowej. Przechodzenie na e-akta oferuje liczne korzyści, takie jak lepsza dostępność danych, zwiększone bezpieczeństwo, oraz oszczędności kosztów i miejsca. Digitalizacja dokumentacji umożliwia także szybszy i bardziej efektywny dostęp do informacji, co jest kluczowe w szybko zmieniającym się środowisku biznesowym.
Decyzja o implementacji e-akt w przedsiębiorstwie powinna być poprzedzona dogłębną analizą obecnych procesów dokumentacyjnych i potrzeb firmy. Przejście na e-dokumentację wymaga nie tylko odpowiedniego oprogramowania, ale również przemyślanej strategii zarządzania dokumentami, której celem jest maksymalizacja korzyści z digitalizacji. Odpowiednie narzędzie do tego celu to oprogramowanie Archivista, które oferuje zaawansowane funkcje potrzebne do pełnej digitalizacji i archiwizacji dokumentów.
Oprogramowanie Archivista jest zaawansowanym narzędziem, które zapewnia pełne wsparcie w procesie digitalizacji i archiwizacji teczek pracowniczych. Funkcje oferowane przez system to:
Przystosowanie się do nowych regulacji prawnych dotyczących e-akt jest niezbędne dla każdej firmy. Dzięki zaawansowanym funkcjom oprogramowania Archivista przedsiębiorstwa mogą nie tylko spełnić te wymogi, ale również zwiększyć efektywność i bezpieczeństwo swoich procesów dokumentacyjnych. Inwestycja w e-akta to strategiczna decyzja, która umożliwia firmom wyprzedzenie konkurencji oraz zapewnienie zgodności z przepisami przy minimalnym wysiłku.
Chcesz dowiedzieć się, jak Archivista może usprawnić zarządzanie dokumentacją w Twojej firmie? Skontaktuj się z nami i umów się na prezentację systemu dostosowaną do potrzeb Twojej organizacji.
Nie, od 1 stycznia 2019 roku firmy otrzymały jedynie możliwość prowadzenia e-akt, nie obowiązek. To pracodawca decyduje czy chce przejść na elektroniczną dokumentację pracowniczą, czy pozostać przy dokumentach papierowych. Nowelizacja Kodeksu pracy otworzyła furtkę do digitalizacji, ale nie narzuciła jej obligatoryjnie.
Proces polega na zeskanowaniu wszystkich dokumentów papierowych i opatrzeniu ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Po prawidłowej digitalizacji dokumenty elektroniczne mają taką samą moc prawną jak oryginały. Kluczowe jest użycie odpowiedniego oprogramowania do zarządzania e-aktami oraz zachowanie procedur bezpieczeństwa.
E-akta zapewniają natychmiastowy dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca, eliminują problem braku miejsca na archiwum, zwiększają bezpieczeństwo danych poprzez kopie zapasowe i szyfrowanie, redukują koszty związane z drukowaniem i przechowywaniem oraz przyspieszają procesy HR dzięki automatyzacji wyszukiwania.
Tak, dokumenty elektroniczne opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym mają dokładnie taką samą moc prawną, jak dokumenty papierowe z podpisem odręcznym. Jest to zagwarantowane przez polskie prawo, w tym znowelizowany Kodeks pracy oraz ustawę o podpisie elektronicznym.
Niezbędny jest system do elektronicznego zarządzania dokumentami, który zapewnia bezpieczne przechowywanie, archiwizację, wyszukiwanie i udostępnianie e-akt. Przykładem takiego rozwiązania jest Archivista, oferująca kompleksowe funkcje digitalizacji i zarządzania elektroniczną dokumentacją pracowniczą zgodnie z wymogami prawnymi.
