Wdrożenie elektronicznych akt osobowych (e-akta) w firmach stało się nie tylko standardem nowoczesnego zarządzania, ale również skuteczną ochroną przed problemami podczas kontroli zewnętrznych. Podczas gdy firmy prowadzące tradycyjną dokumentację papierową często zmagają się z trudnościami podczas wizyt Państwowej Inspekcji Pracy czy audytów bezpieczeństwa danych, organizacje z profesjonalnymi systemami e-akt przechodzą przez te kontrole znacznie sprawniej i bez stresu.
Praktyka pokazuje, że przejście na cyfrową dokumentację to jedna z najlepszych inwestycji w bezpieczeństwo prawne firmy. Elektroniczne akta osobowe nie tylko eliminują ryzyko zagubienia dokumentów czy problemów z ich czytelnością, ale także automatycznie spełniają kluczowe wymogi bezpieczeństwa zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Elektroniczne akta osobowe to cyfrowa forma dokumentacji kadrowej, która całkowicie zastępuje tradycyjne, papierowe teczki pracownicze. Najważniejszą zaletą e-teczek jest to, że od samego początku są zaprojektowane zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów, w tym najnowszych zmian wprowadzonych w 2023 roku, które rozszerzyły strukturę akt osobowych do pięciu części (A, B, C, D, E), włączając nową część E dotyczącą dokumentów związanych z kontrolą trzeźwości pracowników.
Automatyczna zgodność prawna – system spełnia wymagania Rozporządzenia od pierwszego dnia użytkowania
Zabezpieczenie dokumentów – ochrona przed uszkodzeniem, utratą i nieuprawnionym dostępem
Kontrola integralności – zabezpieczenie treści dokumentów przed wprowadzaniem zmian
Kontrolowany dostęp – udostępnianie wglądu tylko osobom upoważnionym
Przejrzystość struktury – automatyczne zachowanie wymaganego podziału na 5 części (A, B, C, D, E)
Rejestr operacji – monitoring i identyfikacja osób mających dostęp do dokumentacji
W przeciwieństwie do akt papierowych, które często brakuje podczas kontroli lub są niepełne, system e-akt zapewnia, że wszystkie wymagane dokumenty są dostępne na żądanie inspektora. Elektroniczną dokumentację można natychmiast przeszukać za pomocą metadanych, wyfiltrować według różnych kryteriów i wyeksportować w wymaganych formatach.
Firmy, które zdecydowały się na wdrożenie elektronicznych akt osobowych, opisują kontrole organów zewnętrznych jako znacznie mniej stresujące niż wcześniej. Inspektorzy doceniają przejrzystość i dostępność dokumentacji, a cały proces przebiega sprawnie dzięki spełnieniu wymogów technicznych i organizacyjnych.
Skuteczne wyszukiwanie konkretnych dokumentów za pomocą słów kluczowych i filtrów
Generowanie raportów zgodnie z wymaganiami inspektorów w czasie rzeczywistym
Eksport danych w formatach zgodnych z przepisami (PDF, XML)
Wydruk dowolnego dokumentu zgodnie z wymogami kontrolujących
Mechanizmy autoryzacji – kontrolowany dostęp z weryfikacją uprawnień użytkowników
Ochrona dokumentów – zabezpieczenie przed uszkodzeniem i nieuprawnionym dostępem
Monitoring operacji – szczegółowy rejestr wszystkich działań w systemie
Szyfrowany dostęp – bezpieczne połączenia z systemem e-akt
Automatyczne spełnianie wymogów ochrony danych osobowych zgodnie z RODO
Prawidłowa struktura akt zgodnie z aktualnym Rozporządzeniem
Zachowanie integralności treści dokumentów i metadanych
Możliwość prezentacji pełnej dokumentacji zgodnie z wymogami organów kontrolnych
Skrócenie czasu kontroli – inspektorzy mogą szybko zweryfikować dokumentację
Profesjonalny wizerunek – nowoczesne podejście buduje zaufanie organów kontrolnych
Eliminacja stresu – pewność zgodności z wymogami technicznymi i prawnymi
Oszczędność zasobów – brak konieczności angażowania zespołu do przeszukiwania archiwów
Przejrzysta prezentacja – możliwość natychmiastowego udostępnienia w uporządkowanej formie
Kluczem do sukcesu w zarządzaniu e-aktami jest implementacja systemu spełniającego wszystkie wymogi Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie systemu teleinformatycznego do prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Profesjonalne platformy e-akt automatycznie zapewniają zgodność z tymi wymaganiami, eliminując konieczność ręcznego kontrolowania dziesiątek różnych aspektów bezpieczeństwa.
Ochrona przed utratą – zabezpieczenie dokumentów przed uszkodzeniem i zniszczeniem
Kontrola dostępu – udostępnianie wglądu tylko osobom upoważnionym
Mechanizmy autoryzacji – wielopoziomowa weryfikacja uprawnień użytkowników
Szyfrowanie połączeń – bezpieczny dostęp do systemu e-akt
Zabezpieczenie treści – ochrona dokumentów i metadanych przed wprowadzaniem zmian
Rejestr operacji – monitoring i identyfikacja osób mających dostęp do dokumentacji
Historia zmian – szczegółowe logi wszystkich działań w systemie
Kontrola jakości – automatyczne sprawdzanie kompletności i poprawności dokumentacji
Wyszukiwanie za pomocą metadanych – skuteczne odnajdywanie informacji w aktach
Eksport danych – możliwość wyeksportowania dokumentów w wymaganych formatach
Funkcje drukowania – umożliwienie wydruku dowolnego dokumentu
Obsługa standardów – zgodność z formatami PDF dla dokumentów i XML dla metadanych
Wybór lokalizacji – możliwość instalacji na zabezpieczonych zasobach w chmurze lub własnym serwerze
Kontrola nad danymi – firma zachowuje pełną kontrolę nad swoimi e-aktami
Skalowalność – dostosowanie do rosnących potrzeb organizacji
Integracja systemów – możliwość połączenia z programami kadrowo-płacowymi przez API
Program Archivista został zaprojektowany z myślą o pełnej zgodności z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie systemu teleinformatycznego do prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. System automatycznie spełnia wszystkie wymogi techniczne i organizacyjne wymagane przez przepisy.
Ochrona dokumentów – zabezpieczenie przed uszkodzeniem, utratą i nieuprawnionym dostępem
Integralność danych – zabezpieczenie treści dokumentów i metadanych przed zmianami
Kontrolowany wgląd – udostępnianie danych tylko osobom upoważnionym
Monitoring systemu – identyfikacja użytkowników i rejestr wszystkich operacji
Zaawansowane wyszukiwanie – odnajdywanie informacji na podstawie metadanych
Elastyczny eksport – możliwość wyeksportowania danych w wymaganych formatach
Funkcje drukowania – wydruk dowolnego dokumentu zgodnie z wymogami
Standardy formatów – obsługa PDF dla dokumentów i XML dla metadanych
Algorytm OCR – automatyczne rozpoznawanie i katalogowanie dokumentów
Inteligentne przypisywanie – automatyczne sortowanie do odpowiednich części akt (A, B, C, D, E)
Kontrola jakości – optymalna rozdzielczość skanowania zgodnie z wymogami
Integracja API – możliwość połączenia z systemami kadrowo-płacowymi
Pełna zgodność prawna – automatyczne spełnianie wszystkich wymogów Rozporządzenia
Bezpieczeństwo danych – najwyższe standardy ochrony informacji pracowniczych
Intuicyjna obsługa – prosty interfejs zaprojektowany dla działów HR
Efektywność procesów – automatyzacja digitalizacji i zarządzania dokumentacją
Wsparcie techniczne – dostęp do ekspertów i aktualizacji systemu
Archivista oferuje znacznie więcej niż tylko archiwizację dokumentów – to kompleksowe rozwiązanie obejmujące zarówno profesjonalną digitalizację, jak i pełnofunkcjonalny program do zarządzania e-aktami. Ta unikalna kombinacja pozwala firmom nie tylko otrzymać gotowe elektroniczne akta, ale także bezpiecznie nimi zarządzać zgodnie z wszystkimi wymogami prawnymi.
Pełna kontrola nad procesami — Z programem Archivista firma może samodzielnie zarządzać e-teczkami, mając pewność, że wszystkie operacje są zabezpieczone i zgodne z Rozporządzeniem. System automatycznie zapewnia właściwe zabezpieczenia i monitoring dostępu.
Ciągłość bezpiecznego zarządzania — Program gwarantuje, że przez całe życie firmy dokumentacja będzie prowadzona zgodnie z najwyższymi standardami prawnymi i technicznymi, niezależnie od zmian w przepisach.
Elastyczność bez kompromisów w bezpieczeństwie — Firma może wybrać infrastrukturę (własne serwery lub zabezpieczone zasoby w chmurze) bez obawy o utratę kontroli nad bezpieczeństwem swoich e-akt.
Analiza potrzeb – ocena wymagań prawnych i technicznych
Digitalizacja dokumentów – profesjonalne skanowanie istniejących akt
Instalacja programu – konfiguracja na wybranych zasobach
Szkolenia zespołu – przygotowanie do pracy z systemem
Wsparcie techniczne – ciągła opieka i aktualizacje
Eliminacja ryzyka błędów podczas wdrożenia
Oszczędność czasu i zasobów firmy
Gwarancja zgodności z przepisami
Minimalne zakłócenia w pracy
Długoterminowe bezpieczeństwo danych
Poznaj program Archivista i przekonaj się, jak może przyspieszyć zarządzanie dokumentami w Twojej firmie. Przejrzyj naszą ofertę lub napisz do nas — przygotujemy propozycję idealnie dopasowaną do Twoich potrzeb.
