Metadane opisowe zawierają informacje o treści dokumentu – tytuł, autor, opis tematyczny oraz słowa kluczowe. Metadane strukturalne definiują organizację dokumentu, format pliku i relacje między elementami. Metadane administracyjne obejmują prawa dostępu, historię zmian oraz dane techniczne dotyczące utworzenia i modyfikacji.
Program Archivista automatycznie generuje wszystkie typy metadanych podczas procesu digitalizacji, wykorzystując zaawansowane algorytmy OCR do ekstrakcji informacji z dokumentów kadrowych.
Szybkie wyszukiwanie dokumentów na podstawie dowolnych kryteriów – nazwiska pracownika, typu dokumentu, daty czy słów kluczowych. Automatyczna klasyfikacja pozwala na sortowanie dokumentów do odpowiednich kategorii bez ręcznej interwencji. Kontrola wersji zapewnia śledzenie zmian w dokumentach.
Technologia Archivista umożliwia wyszukiwanie dokumentów w sekundach dzięki inteligentnej indeksacji metadanych, co pozwala działom kadrowym oszczędzić do 90% czasu na lokalizowaniu potrzebnych informacji.
Kontrola dostępu na podstawie metadanych zapewnia, że tylko uprawnione osoby mają dostęp do konkretnych dokumentów. Audyt aktywności rejestruje wszystkie operacje na dokumentach wraz z danymi o użytkownikach. Zgodność z RODO wymaga precyzyjnego tagowania danych osobowych w metadanych.
Program Archivista automatycznie przypisuje odpowiednie poziomy dostępu na podstawie metadanych dokumentu oraz tworzy szczegółowe logi aktywności zgodnie z wymogami ochrony danych osobowych.
Integracja z systemami kadrowymi umożliwia automatyczne pobieranie danych pracowników i przypisywanie ich do dokumentów. Rozpoznawanie typów dokumentów na podstawie wzorców i automatyczne tagowanie. Synchronizacja z bazami danych zapewnia aktualność informacji w metadanych.
Program Archivista współpracuje z systemami HR (w tym enova365), automatycznie wzbogacając metadane o informacje z kartoteki pracownika oraz zapewniając spójność danych w całym ekosystemie kadrowym przedsiębiorstwa.
Sprawdź jak metadane w Archiviscie mogą usprawnić zarządzanie dokumentami w Twojej firmie, poznaj program lub skontaktuj się z nami.
Kompleksowy program do archiwizacji dokumentów kadrowych dla działów HR. Archiwizacja i digitalizacja dokumentów kadrowych, automatyzacja procesów, zgodność z RODO. Oszczędź czas i zwiększ bezpieczeństwo danych w firmie.
