- ARCHIVISTA
- BAZA WIEDZY
- TERMINOLOGIA
TERMINOLOGIA
Słownik terminów powstał ze względu na potrzebę wyjaśnienia niuansów. zdarza się, że szczegół w nazewnictwie potrafi wprowadzić zamieszanie w zrozumieniu tematu.
A
Aplikacja
Aplikacja, znana również jako aplikacja komputerowa, to rodzaj oprogramowania stworzonego do wykonywania konkretnych operacji lub zadań, które użytkownik może wykonać na urządzeniu elektronicznym. Aplikacje mogą być webowe, uruchamiane w przeglądarce internetowej, mobilne, instalowane na smartfonach i tabletach, lub desktopowe, działające na komputerach stacjonarnych i laptopach. Przykładami aplikacji są edytory tekstu, kalkulatory finansowe, gry komputerowe czy systemy zarządzania bazami danych. Wspólną cechą jest ich interaktywność i specjalizacja w konkretnym zadaniu lub grupie zadań.
Aplikacja webowa
Aplikacja webowa to program komputerowy, który działa na serwerze i jest dostępny poprzez przeglądarkę internetową. W kontekście oprogramowania do digitalizacji i archiwizacji akt osobowych, aplikacje webowe oferują znaczące korzyści, w tym dostępność z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu, łatwość w zarządzaniu i aktualizacji, oraz obniżone koszty infrastrukturalne. Oferują one również możliwość integracji z innymi systemami online, co zwiększa funkcjonalność i efektywność procesów zarządzania dokumentacją. Aplikacje webowe są szczególnie przydatne w środowiskach korporacyjnych, gdzie zarządzanie dokumentami pracowniczymi musi być szybkie, bezpieczne i dostępne dla użytkowników w różnych lokalizacjach.
API (Application Programming Interface)
API (Application Programming Interface), czyli interface programowania aplikacji, to zestaw zdefiniowanych metod komunikacji między różnymi komponentami oprogramowania. Umożliwia on różnym aplikacjom współpracować ze sobą, wymieniając dane i funkcje w sposób kontrolowany i bezpieczny. API jest kluczowym elementem nowoczesnych systemów informatycznych, pozwalającym na rozszerzanie ich funkcjonalności i integrację z zewnętrznymi usługami bez ingerencji w kod źródłowy. W kontekście zarządzania dokumentacją, API umożliwia automatyzację procesów, przyspieszenie przepływu informacji i zwiększenie efektywności operacyjnej. Na przykład, w przypadku oprogramowania kadrowego enova365, dzięki API możliwe jest bezpośrednie wejście do systemu Archivista, co pozwala użytkownikom na łatwe zarządzanie e-aktami i dostęp do zaawansowanych funkcji archiwizacji.
E
e-akta
E-akta to elektroniczne wersje dokumentów pracowniczych, które są cyfrowymi odpowiednikami tradycyjnych papierowych akt. Implementacja e-akt pozwala na bezpieczne przechowywanie, szybkie wyszukiwanie i łatwy dostęp do dokumentacji pracowniczej z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu. Oprogramowanie do digitalizacji akt osobowych, takie jak Archivista, nie tylko umożliwia konwersję papierowych dokumentów na format elektroniczny, ale także oferuje zaawansowane funkcje zarządzania tymi dokumentami, w tym indeksowanie, przechowywanie, archiwizację oraz przeglądanie i wyszukiwanie potrzebnych informacji. Systemy e-akt są zgodne z przepisami prawnymi dotyczącymi ochrony danych osobowych, co zapewnia ich szerokie zastosowanie w różnorodnych branżach i sektorach.
E-teczki
E-teczki to elektroniczne foldery lub portfolio, które skupiają wszystkie dokumenty i informacje związane z konkretnym pracownikiem, projektem czy procesem. Służą jako skuteczne narzędzia do organizacji, przechowywania i dostępu do dokumentacji w formacie cyfrowym, co znacznie ułatwia zarządzanie danymi. Dzięki oprogramowaniu takim jak Archivista, użytkownicy mogą łatwo aktualizować e-teczki, dodawać nowe dokumenty oraz korzystać z funkcji bezpieczeństwa takich jak kontrola dostępu i szyfrowanie danych. E-teczki są nieocenione w procesie zarządzania dokumentacją pracowniczą, umożliwiając bardziej efektywne i zintegrowane podejście do zarządzania informacjami w organizacji.
M
Metadane
Metadane to dane opisujące inne dane, które w kontekście zarządzania dokumentami cyfrowymi dostarczają informacji o zawartości, kontekście i strukturze dokumentów. W systemach zarządzania e-aktami, takich jak systemy DMS (Document Management Systems), metadane odgrywają kluczową rolę, zawierając dane takie jak autor dokumentu, data utworzenia, słowa kluczowe oraz prawa dostępu. Zarządzanie metadanymi umożliwia nie tylko efektywne przeszukiwanie i segregację dokumentacji, ale również zapewnia zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych i przechowywania informacji. Przy odpowiedniej konfiguracji, metadane mogą również wspierać procesy audytowe i kontrolę dostępu, zwiększając bezpieczeństwo i integralność zarządzanych dokumentów.
O
Oprogramowanie
Oprogramowanie to termin obejmujący programy komputerowe, które kierują działaniem urządzeń elektronicznych, realizując zdefiniowane przez użytkownika zadania. Może być ono systemowe, zarządzające podstawowymi funkcjami sprzętu, aplikacyjne, dostarczające użytkownikom narzędzi do wykonywania określonych zadań, lub wewnętrzne, niezbędne do działania samego oprogramowania. Archivista jest przykładem oprogramowania aplikacyjnego, które jako aplikacja pozwala na efektywne zarządzanie elektroniczną dokumentacją pracowniczą. Umożliwia przekształcanie dokumentów papierowych w cyfrowe e-akta, ich archiwizację i szybkie wyszukiwanie, co wspiera organizacje w utrzymaniu zgodności z przepisami prawnymi i optymalizacji procesów pracy. Archivista może być również postrzegane jako oprogramowanie kompleksowe, ponieważ oferuje wiele funkcji niezbędnych do zarządzania dokumentacją cyfrową, od przechowywania po bezpieczeństwo danych i integrację z innymi systemami.
S
Serwer
Serwer w kontekście informatycznym to zaawansowany system komputerowy lub specjalistyczne oprogramowanie, które dostarcza dane, zasoby i usługi innym komputerom lub urządzeniom, nazywanym klientami, za pośrednictwem sieci. Jako kluczowy komponent infrastruktury IT, serwery przetwarzają i przechowują masowe ilości danych, obsługują aplikacje sieciowe i zapewniają niezbędne zasoby dla działania systemów informatycznych. W przypadku oprogramowania archivista, serwer stanowi fundament, na którym zainstalowana jest aplikacja, zapewniając centralizację zarządzania dokumentacją cyfrową. Serwery, na których działa Archivista, mogą być lokalne, czyli znajdować się w fizycznej lokalizacji organizacji, lub oparte na chmurze, co zapewnia wygodę i elastyczność w dostępie zdalnym, skalowaniu zasobów oraz współpracy.
Skanowanie
Skanowanie to proces konwertowania fizycznych dokumentów na format cyfrowy przy użyciu skanera. Pozwala to na zachowanie dokumentów w formie elektronicznej, która jest przystępna, bezpieczna i łatwa w zarządzaniu. W kontekście oprogramowania Archivista, skanowanie jest niezbędnym etapem digitalizacji, umożliwiającym szybkie przetwarzanie dokumentacji pracowniczej i tworzenie e-akt. Proces ten jest kluczowy dla efektywnego zarządzania dokumentami, zapewniając łatwy dostęp i wyszukiwanie potrzebnych informacji w elektronicznej bazie danych.
W
Walidacja dokumentów
Walidacja dokumentów w kontekście zarządzania e-aktami to kluczowy etap w procesie przejścia na cyfrową archiwizację, zapewniający, że przetwarzane dokumenty są dokładnymi i kompletnymi reprezentacjami oryginalnych materiałów. W systemach zarządzania dokumentami, takich jak oprogramowanie Archivista, walidacja jest niezbędna do gwarantowania, że digitalizowane dokumenty są wolne od błędów i właściwie zindeksowane, co ułatwia ich późniejsze odzyskiwanie. Proces ten często korzysta z zaawansowanych algorytmów do porównywania zeskanowanych kopii z ich cyfrowymi odpowiednikami, co jest kluczowe dla utrzymania integralności danych i zapewnienia zgodności z wymogami prawnymi.
