Czy Twój dział HR wciąż traci godziny na przeszukiwanie segregatorów? Wyobraź sobie, że znajdziesz dowolny dokument pracownika w 5 sekund, zamiast 30 minut. Nowoczesne systemy wykorzystują OCR i inteligentne mechanizmy automatyzacji, które zamieniają stosy papieru w uporządkowane e-teczki. Sprawdź, jak archiwum cyfrowe może zaoszczędzić Ci 85% czasu.
Znasz to uczucie? Ważny audyt za godzinę, a Ty szukasz umowy pracownika sprzed 3 lat w stosie segregatorów. Stres, presja czasu i świadomość, że jeden zagubiony dokument może kosztować firmę tysiące złotych.
Współczesne działy HR stoją przed wyzwaniem transformacji cyfrowej, które nie jest już opcją, ale koniecznością. Powszechność pracy hybrydowej, rosnące wymagania PIP i RODO oraz potrzeba natychmiastowego dostępu do dokumentacji pracowniczej wymuszają rewolucyjne podejście do zarządzania aktami osobowymi.
Tradycyjna archiwizacja oznacza segregatory, długie wyszukiwania i ryzyko zagubienia ważnych akt. Firmy mogą przeszukiwać archiwum przez 3 godziny, żeby znaleźć jeden dokument – czas, który można przeznaczyć na rozwój talentów czy strategiczne planowanie.
Sercem każdego nowoczesnego rozwiązania do digitalizacji akt osobowych jest technologia OCR (Optical Character Recognition). To nie tylko skanowanie – to inteligentne rozpoznawanie tekstu, które zamienia statyczny skan w przeszukiwalną bazę danych.
Zamiast ręcznego wpisywania danych z każdego dokumentu, OCR automatycznie rozpoznaje i wyciąga kluczowe informacje: imiona, nazwiska, numery PESEL, daty zatrudnienia, typy dokumentów. Najlepsze systemy na rynku osiągają dokładność rozpoznawania na poziomie 99%+.
OCR otwiera drogę do dalszej automatyzacji – rozpoznane dane są automatycznie przypisywane jako metadane i wykorzystywane do budowy inteligentnego archiwum cyfrowego. Każdy dokument kadrowy zyskuje nową wartość: staje się elementem uporządkowanej bazy wiedzy o pracownikach.
Skany same w sobie nie tworzą jeszcze archiwum. Kluczowa jest inteligentna organizacja, która pozwala systemowi rozpoznać treść i automatycznie klasyfikować dokumenty.
Rezultat? Każdy dokument automatycznie trafia tam, gdzie powinien, eliminując chaos i zapewniając maksymalny porządek.
Dokumenty kadrowe to dane wrażliwe, dlatego kluczowe jest wybór systemu zaprojektowanego z myślą o pełnej zgodności z polskim prawem. Profesjonalne rozwiązania spełniają wszystkie wymagania Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz wymogi RODO.
W przypadku kontroli PIP czy audytu wszystkie ścieżki audytowe są automatycznie generowane i przechowywane, zapewniając pełną transparentność procesów.
Tradycyjne podejście: Wyciąganie pojedynczych dokumentów z akt, skanowanie, przetwarzanie, tworzenie PDF-ów, opisywanie i umieszczanie we właściwych katalogach. Średni czas: 1,5 minuty na stronę.
Automatyzacja: Skanowanie całych akt hurtem, automatyczne rozpoznawanie treści, podział na dokumenty PDF, tworzenie metadanych XML i przypisywanie do katalogów. Na przykład program Archivista realizuje taki proces w około 22 minuty.
Oszczędności mierzalne już od pierwszego miesiąca:
Przykład z rynku: Firmy zatrudniające 500 osób mogą zaoszczędzić nawet 120 godzin miesięcznie na zarządzaniu dokumentacją kadrową, co przekłada się na dziesiątki tysięcy złotych rocznie oszczędności tylko na kosztach pracy.
Wdrożenie automatyzacji archiwizacji wymaga przemyślanego podejścia. Kluczowe kryteria wyboru to:
Warto również rozważyć: koszty wdrożenia, czas zwrotu inwestycji oraz referencje od innych firm z branży.
Automatyzacja w archiwizacji dokumentów kadrowych to nie trend, ale konieczność współczesnego biznesu. Dzięki technologii OCR, metadanym i inteligentnym mechanizmom organizacji firmy zyskują szybki dostęp do danych, redukują ryzyko błędów i zapewniają pełną zgodność z wymogami prawa.
Właściwie dobrane rozwiązanie pozwala przekształcić tradycyjne akta w uporządkowane i bezpieczne e-teczki, które wspierają codzienną pracę działu HR. Inwestycja w automatyzację często płaci za siebie już w pierwszym roku użytkowania.
👉 Skontaktuj się z nami i dowiedz się, jak szybko można przejść na cyfrowe zarządzanie dokumentacją kadrową.
Automatyzacja archiwizacji pozwala zaoszczędzić 85% czasu w porównaniu z tradycyjnymi metodami. Digitalizacja 100-stronicowych akt osobowych trwa około 20-25 minut zamiast 2,5 godziny. Firmy zatrudniające 500 osób mogą zaoszczędzić nawet 120 godzin miesięcznie na zarządzaniu dokumentacją kadrową.
Nowoczesne systemy wykorzystują technologię OCR i sztuczną inteligencję do automatycznego rozpoznawania i klasyfikacji dokumentów. System identyfikuje typy dokumentów (umowy, aneksy, zaświadczenia), przypisuje je do właściwych kategorii zgodnie z klasyfikacją akt osobowych (działy A, B, C, D, E) i automatycznie tworzy elektroniczne teczki z metadanymi. Najlepsze rozwiązania osiągają dokładność rozpoznawania powyżej 99%.
Tak, profesjonalne systemy automatyzacji archiwizacji są projektowane z myślą o pełnej zgodności z wymogami RODO oraz Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Zapewniają kontrolę dostępu, automatyczne logowanie operacji, obsługę kwalifikowanych podpisów elektronicznych oraz pełne ścieżki audytowe. Kluczowe jest wybór systemu, który spełnia wszystkie wymogi prawne.
Kluczowe kryteria to:
Tak, większość nowoczesnych rozwiązań oferuje integrację z popularnymi systemami kadrowo-płacowymi. Przykładowo, systemy takie jak Archivista umożliwiają bezpośrednią integrację z enova365, co pozwala na automatyczne przesyłanie zdigitalizowanych e-akt do modułu elektronicznej dokumentacji pracowniczej bez zmiany dotychczasowego środowiska pracy.
