Archiwizacja dokumentów kadrowych przechodzi cyfrową rewolucję. Coraz więcej firm zastępuje papierowe teczki pracownicze ich elektronicznym odpowiednikiem – e‑aktami. W tym artykule wyjaśniamy, czym są e‑akta, jakie przepisy regulują ich prowadzenie oraz jakie korzyści może przynieść wdrożenie nowoczesnego programu do archiwizacji w dziale HR.
E‑akta to cyfrowe teczki pracownicze, które ustawodawca od 1 stycznia 2019 r. uznaje za pełnoprawny odpowiednik papierowej dokumentacji. Powstają przez zeskanowanie istniejących dokumentów lub są tworzone wprost w systemie HR, a następnie zapisywane w formatach gwarantujących niezmienność i czytelność. Dzięki temu kadry mogą przechowywać, wyszukiwać i udostępniać pliki bez wychodzenia z biura, jednocześnie spełniając wszystkie wymogi prawne dotyczące autentyczności i integralności.
Najważniejsze cechy e‑akt to:
Potrzebujesz narzędzia, które spełni te wymogi? Archivista to dedykowany program do archiwizacji dokumentów kadrowych, tworzący e‑akta, zintegrowany m.in. z platformą Autenti umożliwiającą kwalifikowany podpis elektroniczny bezpośrednio w dokumencie.
Choć struktura teczki pozostaje ta sama (części A–D), e‑akta funkcjonują zupełnie inaczej niż papierowe akta osobowe. To pliki utrwalone w zaszyfrowanej bazie danych, które wyszukasz w kilka sekund, udostępnisz online i obejmiesz automatycznym nadzorem wersji oraz dostępu. Eliminują fizyczne składowanie, usprawniają podpisywanie i obieg dokumentów, a także integrują się z systemami kadrowo‑płacowymi, co zmienia cały sposób pracy z dokumentacją. Najważniejsze różnice to:
Poznaj przykłady wdrożeń i pełną listę funkcji e‑akt w Archivista – sprawdź szczegóły naszego rozwiązania.
Decyzja o przeniesieniu akt osobowych do postaci cyfrowej przynosi korzyści, które odczuwają zarówno kadry, jak i zarząd. E‑akta usprawniają codzienną pracę, obniżają koszty archiwum i podnoszą poziom bezpieczeństwa danych. Poniżej najważniejsze argumenty, które przekonują pracodawców do zmiany:
Jeżeli chcesz sprawdzić, jak powyższe zalety zostają zrealizowane w praktyce, poznaj rozwiązanie Archivista przygotowane właśnie do obsługi e‑akt.
Przykład wdrożenia
Firma produkcyjna, 300 pracowników, dwa biura HR oddalone o 120 km. Celem było ujednolicenie dostępu do tej samej dokumentacji i przygotowanie organizacji na audyt ISO. W ciągu trzech tygodni zeskanowano 27 000 stron, przypisano je do struktur A–D i zaimportowano do programu do archiwizacji Archivista. Oba biura kadrowe pracują obecnie w jednym środowisku, a audytor otrzymał komplet e‑akt w postaci bezpiecznego linku.
Ile czasu można zyskać?
Przy digitalizacji 1 000 stron skanowanie oraz automatyczna indeksacja w Archivista zajmuje około 4 godzin, podczas gdy ręczne wyszukanie, kopiowanie i opisanie takiego wolumenu papierowych dokumentów pochłania 12–15 godzin. To ponad 70 % mniej pracy już przy tak niewielkiej liczbie dokumentów.
Chcesz odzyskać ten czas w swoim dziale HR? Sprawdź naszą usługę archiwizacji dokumentów – od skanowania po bezpieczne przechowywanie e‑akt.
Archivista to kompletne środowisko do tworzenia i zarządzania e‑aktami w organizacjach każdej wielkości. Łączy zaawansowane funkcje systemu DMS, moduł HR oraz usługę digitalizacji, dzięki czemu możesz rozpocząć pracę całkowicie cyfrowo – niezależnie od stanu archiwum papierowego.
Kluczowe możliwości programu Archivista:
Efekt w praktyce: pojedynczy dokument trafia do właściwej części teczki w mniej niż 5 sekund, a kwalifikowany podpis zostaje złożony z poziomu systemu – bez drukowania i skanowania.
Interesuje Cię kompletna digitalizacja archiwum? Dowiedz się więcej o naszej kompleksowej usłudze archiwizacji dokumentów i poznaj szczegóły oferty.
Wdrożenie e‑akt to krok do szybszej administracji i wyższego bezpieczeństwa danych. Mniej papieru, niższe koszty i prostsze audyty to korzyści, które można odczuć już w pierwszych miesiącach. Jeżeli chcesz zobaczyć, jak działa to w praktyce, sprawdź program Archivista – sam wybierz, czy wdrażasz program samodzielnie, czy korzystasz z kompleksowej usługi. Umów się na spotkanie online z naszym specjalistą i przekonaj się, jak szybko możesz przejść na e‑akta.
Aplikacja Archivista należy do Vivid Digits Sp. z o.o.
Kraków 30-348, ul. Stefana Grota-Roweckiego 10
