Przejście na e-akta to nie tylko wygoda i oszczędność miejsca. Elektroniczne dokumenty muszą być w pełni zgodne z przepisami – zarówno prawa krajowego (Kodeks pracy), jak i europejskiego (eIDAS).
Podpis kwalifikowany pracownika oraz pieczęć kwalifikowana firmy to narzędzia, które nadają dokumentom moc urzędową i pozwalają kadrom na prowadzenie cyfrowej dokumentacji bez ryzyka jej podważenia.
Nowoczesne systemy HR umożliwiają automatyczne podpisywanie i opieczętowywanie wszystkich typów dokumentów kadrowych. Dzięki temu proces staje się szybki, bezpieczny i gotowy na każdą kontrolę.
Podpis kwalifikowany to cyfrowy odpowiednik odręcznego podpisu, przypisany do konkretnej osoby. W kadrach gwarantuje bezpieczeństwo, autentyczność i niezmienność pliku.
Najczęściej używany przy:
Profil Zaufany czy podpis bankowy nie są równoważne podpisowi kwalifikowanemu w kontekście dokumentów kadrowych. Prawo wymaga formy kwalifikowanej dla pełnej mocy urzędowej dokumentu.
Podsumowanie:
Podpis kwalifikowany gwarantuje, że dokument HR jest traktowany jak papierowy, zgodny z eIDAS i Kodeksem pracy.
Pieczęć kwalifikowana to narzędzie firmy, nie osoby – jej elektroniczny odpowiednik firmowej pieczątki.
Stosuje się ją przy:
Podpis = konkretna osoba, pieczęć = podmiot. Dzięki temu HR wie, kto jest odpowiedzialny za treść.
Podsumowanie:
Pieczęć kwalifikowana umożliwia firmom wydawanie i atestowanie dokumentów bez udziału konkretnej osoby.
Dawniej podpisywanie dokumentów elektronicznych wymagało ręcznego przesyłania plików do zewnętrznych platform i czekania na potwierdzenie. Nowoczesne systemy HR automatyzują cały proces:
Korzyści dla działów firmy:
Wdrożenie podpisu i pieczęci kwalifikowanej przebiega w kilku krokach:
Archivista to przykład systemu do obsługi e-akt, który automatyzuje zarówno digitalizację dokumentów kadrowych, jak i ich uprawomocnienie.
Możliwości:
Spójna obsługa e-akt daje oszczędność czasu wszystkim działom i umożliwia prowadzenie zgodnej z prawem, w pełni cyfrowej dokumentacji.
Poznaj pełną ofertę Archivista dotyczącą e-akt i automatycznych podpisów kwalifikowanych.
Podpis kwalifikowany oraz pieczęć kwalifikowana to podstawowe narzędzia do prowadzenia legalnych, cyfrowych dokumentów kadrowych. Automatyzacja tych procesów skraca czas pracy HR, minimalizuje błędy i zapewnia zgodność z przepisami.
Firmy, które wdrażają nowoczesne systemy (np. program Archivista), eliminują papierowe archiwa, zyskują oszczędność czasu i pewność przed każdą kontrolą.
Chcesz zobaczyć, jak system działa w praktyce? Umów się na demo Archivista lub skontaktuj się z naszym zespołem wdrożeniowym.
Tak, daje pełną moc prawną, zgodność z eIDAS.
Nie. Umowy wymagają podpisów, regulaminy mogą być opieczętowane firmowo.
Podpis przypisany jest do osoby, pieczęć do firmy jako podmiotu.
Dokument trafia do e-teczki, jednym kliknięciem jest przekazywany do podpisu lub pieczęci na zaufanej platformie.
Archivista umożliwia digitalizację, integrację z systemem kadrowo-płacowym, masową obsługę e-akt oraz pełną automatyzację podpisów i pieczęci.
