W praktyce biznesowej wyróżniamy archiwizację papierową, czyli tradycyjne przechowywanie fizycznych dokumentów w segregatorach i teczkach, oraz archiwizację cyfrową, jako elektroniczne składowanie plików z możliwością wyszukiwania i kategoryzacji. Archiwizacja hybrydowa łączy oba podejścia, umożliwiając digitalizację dokumentów papierowych.
Każde przedsiębiorstwo musi przestrzegać obowiązkowych okresów przechowywania dokumentów określonych przepisami prawa. Dokumenty kadrowe wymagają przechowywania przez 10-50 lat w zależności od typu, dokumenty księgowe przez 5 lat, a umowy przez okres ich obowiązywania plus dodatkowe lata.
Program do archiwizacji Archivista automatycznie zarządza okresami retencji dokumentów i zapewnia zgodność z przepisami prawa pracy oraz księgowego poprzez integrację z systemami kadrowymi.
Akta osobowe pracowników wymagają szczególnej ochrony i długoterminowego przechowywania. Obejmują umowy o pracę, świadectwa, zaświadczenia lekarskie, dokumenty szkoleniowe oraz korespondencję służbową. Bezpieczeństwo danych osobowych zgodnie z RODO wymaga kontroli dostępu i szyfrowania.
Program Archivista oferuje dedykowane moduły do archiwizacji dokumentacji kadrowej z automatyczną klasyfikacją, kontrolą dostępu oraz pełną zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych.
Digitalizacja dokumentów za pomocą skanerów i technologii OCR umożliwia przekształcenie archiwów papierowych w przeszukiwalne repozytoria cyfrowe. Metadane pozwalają na automatyczne tagowanie i kategoryzację dokumentów, a backup i replikacja zapewniają bezpieczeństwo danych.
Technologia Archivista wykorzystuje zaawansowane algorytmy OCR, automatyczne rozpoznawanie typów dokumentów oraz inteligentne indeksowanie, które znacząco usprawnia procesy archiwizacji i wyszukiwania w przedsiębiorstwie.
Kompleksowy program do archiwizacji dokumentów kadrowych dla działów HR. Archiwizacja i digitalizacja dokumentów kadrowych, automatyzacja procesów, zgodność z RODO. Oszczędź czas i zwiększ bezpieczeństwo danych w firmie.
