E-teczka podstawowa zawiera dokumenty związane z zatrudnieniem – umowy, CV, dokumenty tożsamości oraz korespondencję służbową. E-teczka rozszerzona obejmuje również szkolenia, oceny okresowe, dokumenty BHP oraz historię zmian stanowisk. Automatyczna kategoryzacja sortuje dokumenty do odpowiednich sekcji.
Program Archivista automatycznie tworzy strukturę e-teczek zgodną z wymogami prawnymi, zapewniając logiczną organizację dokumentów i łatwe dodawanie nowych pozycji bez naruszania porządku archiwum.
Centralizacja informacji w jednym miejscu eliminuje konieczność szukania dokumentów w różnych lokalizacjach. Natychmiastowy dostęp do kompletnej dokumentacji pracownika z dowolnego miejsca i urządzenia. Automatyzacja procesów przyspiesza onboarding nowych pracowników oraz procedury kadrowe.
Technologia Archivista umożliwia działom kadrowym redukcję czasu na zarządzanie dokumentacją o 70% dzięki intuicyjnej organizacji e-teczek oraz automatycznym powiadomieniom o brakujących dokumentach.
Kontrola dostępu na poziomie teczek zapewnia, że każdy pracownik ma dostęp tylko do własnych dokumentów oraz dokumentów podwładnych zgodnie z hierarchią organizacyjną. Szyfrowanie danych chroni informacje osobowe zgodnie z wymogami RODO. Logi aktywności rejestrują wszystkie operacje na e-teczkach.
Program Archivista implementuje zaawansowany system uprawnień dla e-teczek, umożliwiający precyzyjne określenie, kto może przeglądać, edytować lub dodawać dokumenty do konkretnych teczek pracowniczych.
Synchronizacja z systemami płacowymi automatycznie aktualizuje dane w e-teczkach przy zmianach w zatrudnieniu. Połączenie z narzędziami rekrutacyjnymi umożliwia płynne przenoszenie dokumentów kandydatów do e-teczek nowych pracowników. Integracja z systemami czasu pracy wzbogaca teczki o informacje o urlopach i absencjach.
Program Archivista oferuje API do integracji e-teczek z popularnymi systemami HR (w tym enova365), zapewniając spójność danych i eliminując konieczność duplikowania informacji w różnych systemach.
Sprawdź jak e-teczki w Archiviście, mogą uporządkować dokumentację kadrową w Twojej firmie — poznaj program lub skontaktuj się z nami.
Kompleksowy program do archiwizacji dokumentów kadrowych dla działów HR. Archiwizacja i digitalizacja dokumentów kadrowych, automatyzacja procesów, zgodność z RODO. Oszczędź czas i zwiększ bezpieczeństwo danych w firmie.
