Klasyczny scenariusz w firmach – tworzysz dokument elektronicznie, drukujesz go, podpisujesz ręcznie, skanujesz i dopiero wtedy archiwizujesz. Program do archiwizacji dokumentów Archivista eliminuje ten absurd, umożliwiając podpisywanie dokumentów elektronicznych bezpośrednio w systemie. Podpis elektroniczny gwarantuje identyfikację osoby podpisującej i integralność dokumentu, zachowując przy tym wszystkie zalety cyfrowego obiegu dokumentów. Technologia pozwala na natychmiastowe podpisanie i archiwizację bez konieczności drukowania ani skanowania.
Nie każdy dokument wymaga tego samego poziomu zabezpieczeń – faktura wewnętrzna to nie umowa z klientem na miliony złotych. Program Archivista obsługuje różne poziomy podpisów elektronicznych, od prostych podpisów do codziennych dokumentów po kwalifikowane podpisy dla najważniejszych umów i dokumentów kadrowych. System automatycznie dostosowuje poziom bezpieczeństwa do typu dokumentu, zapewniając optymalną równowagę między wygodą użytkowania a wymaganym poziomem ochrony prawnej.
Kluczową funkcją podpisu elektronicznego jest jednoznaczna identyfikacja osoby, która autoryzuje dokument. Program do digitalizacji Archivista integruje się z systemami identyfikacji elektronicznej, zapewniając, że każdy podpis jest przypisany do konkretnej osoby z pełnymi danymi identyfikacyjnymi. System rejestruje w metadanych dokumentu dokładne informacje o podpisującym, czasie podpisu i kontekście autoryzacji. Technologia Archivista gwarantuje, że w przypadku kontroli czy sporów prawnych można jednoznacznie ustalić, kto i kiedy podpisał dany dokument.
Podpis elektroniczny w programie Archivista nie tylko identyfikuje podpisującego, ale również zabezpiecza dokument przed jakimikolwiek zmianami po podpisaniu. Każda próba modyfikacji podpisanego dokumentu zostaje automatycznie wykryta i oznaczona jako naruszenie integralności. System tworzy kryptograficzny odcisk dokumentu w momencie podpisu, który pozwala w każdej chwili zweryfikować, czy treść nie została zmieniona. Technologia Archivista zapewnia, że podpisane e-akta i dokumenty kadrowe zachowują swoją autentyczność przez cały okres przechowywania.
Sprawdź, jak podpis elektroniczny w Archivista może wyeliminować drukowanie i ręczne podpisywanie dokumentów w Twojej firmie. Poznaj program do digitalizacji dokumentów z funkcjami podpisów elektronicznych i umów się z naszym specjalistą, aby wdrożyć bezpieczne rozwiązanie cyfrowe.
Kompleksowy program do archiwizacji dokumentów kadrowych dla działów HR. Archiwizacja i digitalizacja dokumentów kadrowych, automatyzacja procesów, zgodność z RODO. Oszczędź czas i zwiększ bezpieczeństwo danych w firmie.
