Digitalizacja dokumentacji kadrowej stała się nieodłącznym elementem współczesnego biznesu. W 2025 roku aż 87% polskich przedsiębiorstw przetwarza dane pracowników w formie elektronicznej, jednak tylko 34% firm stosuje kompleksowe zabezpieczenia. Rosnąca liczba cyberataków na systemy HR, zaostrzające się przepisy o ochronie danych osobowych oraz zwiększone oczekiwania pracowników wobec bezpieczeństwa ich informacji sprawiają, że właściwa ochrona cyfrowych danych kadrowych przestała być opcją – stała się obowiązkiem prawnym i biznesowym.
Konsekwencje wycieku danych pracowniczych mogą być druzgocące. Kary RODO sięgające 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu, utrata zaufania zespołu, pozwy zbiorowe pracowników czy paraliż operacyjny firmy to tylko niektóre ze skutków niewłaściwego zabezpieczenia e-akt osobowych. Dlatego każdy pracodawca musi odpowiedzieć sobie na fundamentalne pytanie: czy moje cyfrowe archiwum kadrowe jest naprawdę bezpieczne?
Cyfrowa dokumentacja kadrowa zawiera szereg informacji o różnym stopniu wrażliwości. Najbardziej krytyczne kategorie danych wymagają wdrożenia wielopoziomowych zabezpieczeń oraz ścisłej kontroli dostępu.
Akta osobowe stanowią fundament dokumentacji pracowniczej. Numery PESEL, adresy zamieszkania, dane członków rodziny, kopie dowodów osobistych czy informacje o wykształceniu należą do danych, których wyciek może prowadzić do kradzieży tożsamości. Te dokumenty wymagają szyfrowania minimum AES-256 oraz przechowywania w dedykowanych, zabezpieczonych repozytoriach. Szczególną uwagę należy zwrócić na dokumenty zawierające dane biometryczne – skany podpisów czy zdjęcia z przepustek. Ich kompromitacja może mieć nieodwracalne skutki
Dokumentacja medyczna, taka jak orzeczenia o niepełnosprawności, wyniki badań profilaktycznych czy zwolnienia lekarskie, podlega szczególnej ochronie jako dane dotyczące zdrowia. System przechowywania musi zapewniać całkowitą segregację tych danych od pozostałej dokumentacji. Dostęp do nich powinien mieć wyłącznie upoważniony personel, z obowiązkowym logowaniem każdego wglądu.
Dane o wynagrodzeniach, numerach kont bankowych, dokumenty podatkowe PIT czy informacje o zajęciach komorniczych są szczególnie atrakcyjne dla cyberprzestępców. Systemy przechowujące te informacje wymagają podwójnego uwierzytelniania przy każdym dostępie oraz szyfrowania na poziomie bazy danych. Dokumenty związane z oceną i rozwojem pracownika również wymagają ochrony, gdyż mogą zostać wykorzystane w sporach prawnych.
Krajobraz regulacyjny nieustannie ewoluuje. Od stycznia 2025 roku obowiązują znowelizowane przepisy, które precyzyjniej definiują wymogi dotyczące elektronicznych akt osobowych.
Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych nakłada na pracodawców obowiązek zapewnienia poufności, integralności i dostępności danych. Artykuł 32 RODO wymaga wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, takich jak szyfrowanie danych, zapewnienie ciągłości działania systemów oraz ich regularne testowanie. Niewywiązanie się z tych obowiązków grozi karami do 20 milionów euro.
Znowelizowany Kodeks pracy wprowadza obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej dla umów zawartych po 1 stycznia 2019 roku. Pracodawca musi zapewnić system, który gwarantuje niezmienność i autentyczność dokumentów (np. przez kwalifikowane podpisy elektroniczne) oraz umożliwia pracownikom bezpieczny dostęp do ich e-akt.
Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym określa minimalne okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej. Cyfrowe archiwa muszą gwarantować czytelność i dostępność dokumentów przez cały ten okres. Dodatkowo, regulacje sektorowe (np. wytyczne KNF dla finansów czy przepisy o dokumentacji medycznej) mogą nakładać jeszcze bardziej rygorystyczne wymogi.
Wybór odpowiedniej infrastruktury determinuje poziom bezpieczeństwa. Współczesne rozwiązania oferują różne modele, każdy z własnymi zaletami i wyzwaniami.
Wielcy dostawcy chmury, jak Microsoft Azure czy AWS, oferują skalowalne i bezpieczne środowiska zgodne z RODO. Jednak, zamiast budować system od zera, firmy często wybierają gotowe oprogramowanie do e-akt. Kluczowa staje się tu elastyczność wdrożenia. Rozwiązania takie jak program Archivista pozwalają na instalację zarówno na serwerach własnych klienta (on-premise), jak i w jego prywatnej chmurze. Dzięki temu firma zachowuje pełną kontrolę nad danymi, jednocześnie korzystając z gotowych mechanizmów bezpieczeństwa.
Serwery firmowe dają maksymalną kontrolę nad danymi, ale wymagają znacznych nakładów na infrastrukturę (serwerownia, zasilanie awaryjne, systemy monitoringu) i stałej opieki wyspecjalizowanego zespołu IT. To dobre rozwiązanie dla dużych organizacji z własnym zapleczem technicznym.
Model hybrydowy łączy oba podejścia. Takie rozwiązanie wymaga jednak sprawnej integracji i zapewnienia bezpiecznego przepływu danych między środowiskami. Niezależnie od modelu, kluczowe technologie to szyfrowanie end-to-end, wieloskładnikowe uwierzytelnianie (MFA), systemy zapobiegania wyciekom (DLP) oraz niezmienne kopie zapasowe (immutable backup). Nowoczesne platformy, jak Archivista, integrują te funkcje w ramach jednego systemu, ułatwiając ich wdrożenie.
Analiza incydentów bezpieczeństwa w działach HR ujawnia powtarzające się wzorce zaniedbań. Oto trzy najczęstsze:
Samo unikanie błędów to defensywa. Aby zbudować prawdziwie bezpieczny system, potrzebna jest proaktywna strategia. Poniżej przedstawiamy pięć kluczowych filarów, które pomogą przekształcić Twoje cyfrowe archiwum kadrowe w dobrze chronioną twierdzę.
Rozpocznij od inwentaryzacji dokumentów. Zamiast robić to ręcznie, wykorzystaj nowoczesne narzędzia. Specjalistyczne oprogramowanie, jak Archivista, używa technologii OCR do automatycznego rozpoznawania typu dokumentu (np. umowa o pracę, zwolnienie lekarskie) i samodzielnie przypisuje go do właściwej części e-akt (A, B, C, D, E), minimalizując ryzyko błędu ludzkiego.
Zakładaj, że nikt nie jest domyślnie zaufany. Wymagaj weryfikacji tożsamości przy każdej próbie dostępu do danych, niezależnie od lokalizacji. Ograniczaj uprawnienia do absolutnego minimum niezbędnego do wykonania zadania (principle of least privilege). Nawet pracownicy HR powinni mieć dostęp tylko do akt, którymi aktywnie zarządzają.
Minimum raz na kwartał przeprowadzaj przegląd uprawnień i analizuj logi dostępu w poszukiwaniu anomalii. Co najmniej raz w roku zlecaj zewnętrznej firmie testy penetracyjne, które pomogą wykryć luki, zanim wykorzystają je cyberprzestępcy.
Automatyzacja to klucz do bezpieczeństwa i wydajności. Nowoczesne platformy automatyzują cały proces: od skanowania, przez rozpoznanie treści, po nadanie uprawnień i umieszczenie w bezpiecznym, zaszyfrowanym archiwum. To eliminuje „czynnik ludzki” z wielu etapów i gwarantuje spójne stosowanie polityk bezpieczeństwa.
Opracuj szczegółowe procedury na wypadek kryzysu (np. ataku ransomware). Plan musi definiować role, kroki odzyskiwania danych z kopii zapasowych oraz ścieżkę komunikacji z zarządem, pracownikami i UODO. Regularnie przeprowadzaj symulacje, aby zweryfikować jego skuteczność.
Zarządzanie cyfrową dokumentacją kadrową to złożone wyzwanie. Zamiast budować system od podstaw i ryzykować błędy, warto wdrożyć gotowe, sprawdzone rozwiązanie, które zapewnia zgodność, bezpieczeństwo i wydajność od pierwszego dnia.
Jeśli chcesz zobaczyć, jak program Archivista może zautomatyzować proces digitalizacji i zabezpieczyć akta pracownicze w Twojej firmie, wypełnij formularz kontaktowy. Nasi eksperci odpowiedzą na Twoje pytania i pomogą dobrać rozwiązanie idealnie dopasowane do Twoich potrzeb.
Największego zabezpieczenia wymagają dane identyfikacyjne (PESEL, adres, dokumenty tożsamości), informacje biometryczne, dokumentacja medyczna, dane finansowe oraz wszelkie dokumenty dotyczące oceny i rozwoju pracownika. Powinny być przechowywane w zaszyfrowanych repozytoriach z kontrolą dostępu.
Podstawą jest zastosowanie szyfrowania, regularnych testów bezpieczeństwa systemów, pseudonimizacji danych, szczegółowej kontroli uprawnień oraz automatycznego logowania wszystkich operacji na dokumentach. Wybierz system, który jest zaprojektowany zgodnie z RODO, np. Archivista.
Oba rozwiązania mają swoje mocne strony. Chmura to skalowalność, niski koszt wejścia i automatyczne backupy, serwer lokalny – pełna kontrola nad danymi. Najnowocześniejsze platformy dają możliwość wyboru modelu wdrożenia lub łączenia ich hybrydowo (np. Archivista).
Warto wdrożyć szyfrowanie end-to-end, wieloskładnikowe uwierzytelnianie, szczegółowe logi audytowe, systemy DLP oraz mechanizmy automatycznych kopii zapasowych (immutable backup), chroniące przed ransomware.
Wybieraj systemy z automatyzacją procesów (np. automatyczne rozpoznawanie skanowanych dokumentów, obsługa alertów terminów, automatyczne nadawanie uprawnień, cykliczne testy bezpieczeństwa) i dbaj o regularne szkolenia zespołu HR z zakresu cyberbezpieczeństwa.
